Para definir a administração do contrato nos termos mais simples, é a tarefa de garantir que qualquer empreiteiro cumpra seu trabalho com os termos e condições estipulados no contrato. Ter supervisão para detectar desvios e termos não cumpridos à medida que ocorrem significa que é mais provável que o projeto ou a pessoa seja bem-sucedido na execução do contrato para corrigir problemas ou omissões muito tempo depois do fato, e não logo após a sua transmissão. As excelentes habilidades de administração de contratos são inestimáveis em empresas que empregam empreiteiros regularmente.
Qual é o procedimento do contrato?
Ao criar um contrato, um processo de sete etapas começa. Todos os sete destes estágios estão sob o guarda-chuva de gerenciamento de contratos, e a administração de contratos não chega a ferver até o próximo passo cinco. Um gerente de contrato pode ser contratado para supervisionar o contrato, e seu papel começa assim que a conversa sobre um contrato começa. Mas, com qualquer excelente equipe de supervisão de contratos, um gerente e um administrador podem trabalhar em conjunto em todos os sete estágios.
O primeiro passo é saber qual será o objetivo do contrato. Quais são os riscos e expectativas? Quais são as necessidades e duração? Por que o contrato é necessário?
O segundo passo é todo sobre a autoria do contrato. A equipe jurídica deve estar presente para garantir que não haja ambigüidades, porque a falta de clareza pode deixar um contrato vulnerável por falta de cumprimento ou desempenho insuficiente.
O terceiro passo é quando a negociação acontece. A segunda parte recebe o contrato e aproveita a oportunidade para resolver quaisquer problemas que possa ter ou eliminar qualquer coisa que julgue irreal ou injusta. Para evitar uma negociação difícil do contrato, é aconselhável autorizar o contrato após alguma comunicação para que você entenda as expectativas da outra parte. Uma vez que as negociações começam e a troca de dar / receber acontece, é chamada de "redline", e isso pode ficar complicado se a equipe não estiver no topo das mudanças. O uso de software de gerenciamento de contratos pode tornar isso, assim como a supervisão administrativa, um processo muito mais fácil. Há uma dúzia de sistemas de software de gerenciamento bem recomendados que podem facilitar o contrato, dependendo de suas necessidades.
A aprovação vem no passo quatro. Para empresas maiores, pode haver um processo de auditoria ou uma reunião de diretoria exigida para passar por cima do contrato e obter aprovação. O software de gerenciamento pode simplificar isso com a aprovação em tempo real possível por aqueles com autoridade para fornecê-lo.
O quinto passo é sobre assinar a linha pontilhada. A execução do contrato significa obter assinaturas e acordos finais. Namoro e testemunhas podem ser necessários. Assinaturas eletrônicas vinculadas legalmente são úteis quando as partes não estão na mesma cidade ou país. Um administrador garante que todos estejam dentro do cronograma para concluir o processo de execução antes que os prazos de assinatura cheguem.
Após o contrato ter sido aceito e executado, pode haver emendas e revisões necessárias à medida que os projetos e tarefas estiverem em andamento. O gerenciamento deles pode fazer parte do papel do administrador do contrato e pode ser simplificado por meio de programas de gerenciamento de contratos. Ficar a par das mudanças e alterações é a sexta etapa do processo de contrato.
O administrador do contrato está na frente e no centro das responsabilidades agora, quando a sétima etapa do processo de contratação chega. Deve haver marcos ao longo do caminho para o administrador monitorar o progresso e o sucesso nos serviços contratados. Auditorias regulares significam a captura de deficiências ou a captura de oportunidades que possam surgir ao longo do caminho. Deve haver lembretes e alertas para coisas como renovações e estágios de conclusão, e estes devem ser comunicados a todos os gerentes de nível superior que precisam se manter informados sobre o progresso contratual. O administrador e o gerente do contrato devem ser comunicativos e proativos para evitar que quaisquer lapsos ou datas finais sejam passados sem ação.
Quais são as funções de administração de contrato?
Há muito mais neste trabalho do que o que se vê. Para ser ótimo em administração de contratos, isso significa trabalhar bem com executivos e funcionários em todos os níveis. Ser um ótimo comunicador pode significar ajudar a criar contratos mais eficazes e garantir que as necessidades e desejos de todos sejam atendidos. Para este fim, eles precisam ser lisos, tanto internamente quanto externamente. Isso pode exigir a capacidade de trabalhar com as partes internacionalmente e quase certamente exigirá o trabalho com as equipes jurídica e de compras.
As habilidades de negociação do administrador do contrato não serão discutíveis. Eles usarão conhecimentos e insights para definir preços, condições de cumprimento e termos, além de ser o monitor da sala que garante que todos sejam cumpridos à medida que o tempo avança. Eles também estarão confiantes nos analisadores de risco, sendo capazes de verificar se as alterações ou revisões podem estar em desacordo com os melhores interesses da empresa.
Os administradores de contratos devem ser bons não apenas na resolução de conflitos, mas também em identificá-los antes que eles aumentem. Isso pode significar trabalhar para criar linguagem e regras claras que possam ser aplicadas a contratos futuros, ou até mesmo atuais, para resolver ou evitar problemas.
É necessário informar sobre o progresso da administração e de outros atores importantes, mesmo que as coisas estejam indo bem, já que muitos outros aspectos do negócio podem ser afetados por qualquer sucesso ou contratempo no contrato.
Por fim, eles monitoram o fluxo de caixa para garantir que os desembolsos e outros pagamentos contratuais sejam feitos adequadamente e dentro do prazo e que sejam recebidos pelas partes apropriadas.
Carreiras em Administração de Contratos
A administração de contratos é um campo crescente, com o Bureau of Labor Statistics sugerindo que as oportunidades de trabalho podem crescer 10% entre 2016 e 2026, uma trajetória de crescimento maior do que na maioria das carreiras. Dado o quanto está atingindo o sucesso do contrato, esse é um trabalho que requer ensino superior, com um mínimo sendo um diploma de bacharel juntamente com uma grande quantidade de experiência no trabalho relacionada ao contrato ou um mestrado em administração de empresas com graus relacionados. em contabilidade, economia e matemática. Graus de direito também são freqüentemente adequados para essa carreira.
Indústrias que exigem administradores de contrato são difundidas. A construção é uma área enorme para gerenciamento e administração de contratos, e os candidatos podem se beneficiar de ter educação em engenharia ou arquitetura, além de um diploma de negócios. O desporto é uma excelente divisão de administração de contratos, com todos, desde fornecedores de alimentos a jogadores que têm de estar sob contrato. Qualquer tipo de empresa de manufatura ou engenharia precisará de uma mão firme com contratos. Instituições educacionais, como faculdades e escolas, lidam constantemente com contratos de todos os tipos, assim como qualquer tipo de empreendimento governamental. Profissionais de recursos humanos lidam com administração de contrato e gerenciamento regularmente também.
Habilidades Cada Administrador de Contrato Precisa
Pode haver uma equipe jurídica envolvida na criação de contratos, mas o trabalho do administrador é dar suporte a todos os níveis do processo de contrato. Como resultado, eles precisam ter habilidades linguísticas escritas e orais excepcionais. A realidade dos contratos é que até mesmo uma vírgula fora de lugar pode alterar drasticamente o significado de uma linha, o que poderia causar sérios retrocessos. Isso significa que suas habilidades de compreensão de leitura precisam ser de primeira qualidade.
A supervisão do administrador se beneficiará de uma atenção minuciosa aos detalhes. Eles são o tipo de pessoa que provavelmente percebe erros de ortografia no menu de um restaurante. Eles também percebem a qualidade do trabalho e podem detectar facilmente inconsistências.
O administrador do contrato precisa ter habilidades de liderança comprovadas, mas também ser capaz de ser um sólido membro da equipe. Essas habilidades de equipe e tendências de gerenciamento servirão bem quando chegar a hora de fazer relatórios, negociar entre partes e departamentos e concluir a supervisão da execução do contrato.
Se essas são habilidades que você possui e adora a ideia de uma carreira desafiadora em um campo em crescimento, a administração de contratos pode ser a carreira para você.
O Bureau of Labor Statistics inclui administradores de contratos sob o guarda-chuva de gerentes de serviços administrativos e afirma que a renda média nessas funções administrativas para 2017 foi de $ 94.020.
