Se você estiver enviando uma carta comercial impressa, estará mais seguro se seguir um formato padrão tradicional. A Purdue University sugere que você comece com seu próprio nome e endereço - a menos que esteja no papel timbrado - e depois a data abaixo. Abaixo disso, escreva o nome e endereço do destinatário e, em seguida, a saudação. Se você enviar muitas cartas, poderá economizar tempo configurando um modelo em seu computador.
Verifique seus fatos
Você não vai conquistar clientes ou influenciar pessoas se você errar os fatos básicos. O Emily Post Institute diz que você deve ter certeza do nome e endereço do destinatário e do nome exato de sua empresa antes de enviar a carta. Se o nome do destinatário for de gênero neutro, como Pat ou Sam, descubra, se possível, se você está escrevendo para um homem ou uma mulher. Quando você escreve a carta, revise para confirmar que você digitou tudo corretamente.
Escrevendo para estranhos
Se você estiver escrevendo para alguém que não conhece bem, como um cliente em potencial, mantenha as coisas formais usando a Sra., O Sr. ou o Dr., conforme apropriado. Se você não conhece o gênero, cuide-se com "Caro Pat Smith". Se tudo o que você tem é um título como diretor de vendas, "Dear Sales Director" é aceitável. No entanto, a revista Inc. diz que, se você puder descobrir o nome certo, é preferível. Se é alguém que você conheceu, "Dear Pat" pode ser aceitável - é um julgamento que você terá que fazer.
Mantenha-o conciso
Quando você está escrevendo uma carta comercial, mantenha-a concisa. Se você tem alguma conexão - você conheceu na Câmara de Comércio, um colega recomendou a ela - você pode querer trazer isso, notas da Xerox em seu site. Então, chegue ao ponto da carta, que deve ser o conteúdo do destinatário. Se é uma carta de vendas, por exemplo, você quer trazer as vantagens de comprar de você. Não se aproxime como se fosse uma explosão de e-mail - mesmo que você esteja enviando uma dúzia de cartas semelhantes, torne-a o mais individual possível.
Escolha palavras com cuidado
Se você está escrevendo para alguém dentro de sua empresa, sua escolha de saudação pode depender não apenas se você a conheceu, mas se ela é seu supervisor, o CEO ou um de seus subordinados. A empresa de consultoria Public World diz que você deve escolher cuidadosamente suas palavras para evitar que qualquer coisa volte a prejudicar sua carreira. Mesmo se você estiver discutindo um problema ou enviando uma carta de advertência, mantenha um tom moderado e polido - não escreva quando estiver zangado.Suponha que o que você disser não será mantido em sigilo, porque muitas vezes não será.
