Como um programa de banco de dados, o Microsoft Access possui vários aplicativos no mundo dos negócios. Os gerentes podem usar o Access para criar um banco de dados de funcionários, permitindo que eles analisem informações sobre salários, dados demográficos e números de orçamentos rapidamente. Os profissionais de contabilidade geralmente usam os bancos de dados do Access para rastrear faturas, revisar contas a receber e acompanhar as finanças da empresa. Depois que as informações subjacentes são inseridas nas tabelas do Access, os contadores podem criar consultas personalizadas e formulários que facilitam muito a localização das informações necessárias.
Anote uma lista dos campos que você deseja incluir em seu banco de dados contábil. Dependendo de suas necessidades, esses campos podem incluir valor devido, nome do cliente, data de vencimento, termos e um campo de notas para entrada de texto de forma livre.
Abra o Microsoft Access e vá para a seção de tabelas. Escolha a opção para criar uma nova tabela no modo de design. Isso abre uma grade que permite inserir um nome para cada campo, bem como uma descrição do conteúdo desse campo.
Clique na caixa suspensa ao lado de "Tipo de dados" para cada campo em seu banco de dados. Você pode formatar seus campos como moeda, numérico e texto conforme necessário. Você também pode usar os campos de data e hora para datas de vencimento.
Revise a lista de campos em seu banco de dados e adicione quaisquer outros que você acha que precisará. É mais fácil criar todos os campos de que você precisa desde o início do que voltar e adicionar campos a um banco de dados que já contém centenas ou milhares de registros.
Clique no botão "Salvar" para salvar sua tabela. Digite um nome para a tabela e clique em "OK".
Vá para a seção de formulários da janela do Access e escolha a opção do assistente de formulário. Use o assistente de formulário para criar um formulário de entrada de dados simples com base nos campos da sua tabela. Você pode então usar esse formulário de entrada de dados para adicionar informações à tabela. Quando você digita no formulário de entrada de dados, as informações são automaticamente transferidas para a tabela de acesso subjacente.
Vá para a seção de consultas e comece a criar as consultas que tornarão seu banco de dados contábil mais útil. Use o assistente de consulta para criar a consulta inicial e salvá-la, depois clique com o botão direito do mouse na consulta e escolha "Design View" para fazer alterações ou definir critérios. Por exemplo, você pode criar uma consulta de data de vencimento e digitar "Entre Inserir data inicial e Inserir data final". Isso solicita que o usuário insira as datas de início e término ao executar a consulta. Esse tipo de consulta pode ser muito útil para revisar faturas atrasadas e acompanhar contas a receber.
