Quando as empresas determinam a necessidade de adquirir materiais ou de realizar reparos, o agente de compras ou o proprietário solicitará uma proposta - ou uma estimativa de custo de suprimentos e / ou um escopo de trabalho específico. É costume que o proprietário ou agente solicite uma oferta de várias empresas concorrentes para localizar o melhor fornecedor. Quando o empreiteiro vencedor é escolhido, é uma cortesia profissional notificar os licitantes mal sucedidos de suas intenções. Tenha em mente que você pode querer que os fornecedores façam lances em seus projetos futuros.
fundo
O primeiro processo na obtenção de uma cotação, conhecido profissionalmente como solicitação de cotação (RFQ), é delinear o escopo do trabalho. Como o agente de compras revisa e rejeita as propostas apresentadas, você precisa estar ciente de qual trabalho deve ser executado e qual é o resultado esperado, para que as informações possam ser retransmitidas para a empresa solicitante.
O proprietário ou comprador também desejará ter uma ideia do custo do projeto. Se você pesquisar e estimar que um reparo de telhado em uma cadeia do condado deve custar menos de US $ 350.000, e os lances retornam a mais de US $ 500.000 - você deve rever os detalhes. Você poderia ter um orçamento irrealista, ou as empresas de licitação poderiam ser apenas superfaturadas.
A carta de rejeição
Se os lances forem muito altos, desligue-os. Lembrando que você pode querer fazer negócios com essas empresas no futuro, não quer deixá-las pensando. É profissional e cortês enviar uma carta de rejeição de formulário padrão.
A solicitação de nova licitação
Pode haver momentos em que uma proposta é enviada que está fora da marca. Talvez o representante de vendas ou contratado tenha entendido mal o escopo do trabalho, ou talvez você tenha decidido eliminar uma parte do trabalho. Envie uma carta adequada solicitando uma nova licitação. Em seu documento, ofereça sugestões, esclarecimentos ou modificações ao licitante.
Rejeitando tudo
Ocasionalmente, é possível que todos os lances cheguem muito altos. Quando isso acontece, você deve enviar uma carta a todos os licitantes notificando-os de que todas as cotações estão sendo recusadas e avisá-los de uma data em que novas propostas serão aceitas.
Eliminação Devido a Especificação
Algumas empresas, especialmente organizações sem fins lucrativos, devem aderir a um processo de proposta muito detalhado. A Universidade do Tennessee, por exemplo, exige que os licitantes enviem sua proposta em um envelope identificado com o nome do concorrente, endereço, solicitação de número de cotação e informações de licenciamento do contratado. Quando forem recebidas cotações sem informações pertinentes, conforme descrito, basta enviar a submissão com uma breve carta explicando que o processo de submissão não foi seguido corretamente.
