As planilhas são uma ferramenta popular no escritório e podem ser úteis em casa também. Se você precisa ter um cronograma para detalhar e adicionar automaticamente os custos de um casamento, produzir uma fatura para seu cliente freelancer ou criar um conjunto de demonstrações financeiras para o seu negócio, as planilhas estão à altura da tarefa.
Pode haver uma curva de aprendizado se você quiser usar alguns dos recursos mais avançados, mas depois de entender como as planilhas funcionam e suas capacidades, você verá que seus usos são quase infinitos.
O que é uma planilha?
Uma planilha eletrônica é um documento eletrônico que usa linhas e colunas para armazenar e manipular dados. É uma planilha digital baseada em software, modelada a partir da forma impressa do papel da grade de um contador. As linhas e colunas formam células que contêm partes separadas de dados. Você pode usar planilhas para realizar cálculos matemáticos e outras manipulações nos dados inseridos.
Muitas pessoas também usam planilhas para registrar e armazenar dados com vários atributos. Por exemplo, o nome de uma pessoa, seus detalhes de endereço, o nome da empresa para a qual trabalham, o título e o status de relacionamento comercial podem ser usados para um banco de dados de prospecção de vendas.
Você pode classificar dados em uma planilha e executar vários tipos de análise. Você também pode aplicar várias fórmulas e funções aos dados. As planilhas oferecem a capacidade de organizar suas informações e usá-las como base para criar tabelas, tabelas e gráficos para análise.
Por que usar uma planilha?
Um dos motivos mais populares para o uso de planilhas é armazenar, gravar e imprimir dados. É fácil organizar e classificar dados com uma planilha e, devido ao layout com linhas e colunas de células, você pode clicar em qualquer lugar para atualizar as informações facilmente, sem precisar se preocupar com espaços, retornos ou guias invisíveis, como faria em outros programas como um processador de texto.
Você pode automatizar várias funções para executar cálculos, procurar determinados itens ou obter informações atualizadas de outros programas ou da Web. Por exemplo, contadores podem adicionar novos dados a cada mês em suas planilhas e usar uma fórmula simples de "soma" para atualizar o total dos dados automaticamente.
As planilhas oferecem uma maneira rápida e fácil de exibir dados e compartilhá-los com outras pessoas. Você pode digitar dados ou copiá-los de outro programa e colá-los em uma planilha, salvar seu arquivo e enviá-lo facilmente para outra pessoa. Os funcionários de escritório podem salvar uma planilha na rede do computador do escritório para permitir que outras pessoas abram o arquivo e atualizem várias partes dele.
As planilhas oferecem a capacidade de armazenar grandes quantidades de dados em um só lugar porque um arquivo de planilha tem mais de uma planilha. Cada guia do arquivo é chamada de planilha e o arquivo é chamado de pasta de trabalho. Você pode armazenar informações financeiras, formatadas em demonstrações financeiras, para uma pequena empresa e usar uma guia diferente para cada mês do ano. Você pode então adicionar outra guia que usa links para resumir e adicionar todos os dados em uma figura anual.
Como usar o Google Excel
Excel é o nome do produto de planilha do Microsoft Office, mas você pode usá-lo com o Google, em vez de usar o aplicativo de planilha do Google. Uma das maiores vantagens de usar o programa de planilha do Microsoft Excel dentro do aplicativo do Google, o Google Drive, é que você pode trabalhar em planilhas do Excel on-line.
Com o Microsoft Office, a menos que você tenha a assinatura online do Office 365, só poderá acessar seus arquivos de planilha do Excel a partir do disco rígido do seu computador ou da pasta de arquivos da rede. Se você quiser trabalhar em planilhas do Excel na unidade do Google, também poderá converter sua planilha do Excel em um arquivo do Planilhas Google. Se você fizer o upload de um arquivo do Excel para armazenar em seu Google Drive e tentar abri-lo, verá um documento estático que não permitirá fazer alterações.
No entanto, a Microsoft e o Google aprimoraram sua capacidade de trabalhar juntos em arquivos do Microsoft Office no Google. Você pode instalar o plug-in do Microsoft Office do Google Drive, encontrado no Google Play. Depois de instalar o plug-in ao abrir seus aplicativos do Microsoft Office, você verá um menu suspenso que diz "Google Drive", e ele fornecerá várias opções para abrir, editar e salvar seus arquivos do Microsoft Office, mantendo-os no formato do Microsoft Office enquanto as armazena dentro do seu Google Drive.
Para obter o plug-in, faça uma pesquisa on-line no seu navegador para o plug-in do Google Drive para o Microsoft Office. Você será solicitado a baixar o "_driveforoffice.exe "_ arquivo e siga um processo de instalação simples.
Como usar o Planilhas Google
Para criar uma planilha no Planilhas Google, verifique se você está conectado à sua conta do Google, abra uma guia do navegador, acesse drive.google.com ou sheets.google.com e crie um novo documento do Planilhas.
Depois de navegar até o Google Drive, usando a barra de menus no lado esquerdo da tela ou o botão "+" vermelho no canto inferior direito da tela, crie um novo documento do Planilhas Google e você estará pronto para começar a usar seu planilha. O Planilhas Google permite que você colabore facilmente com outras pessoas on-line depois de enviar um link para sua planilha. Várias pessoas podem trabalhar ativamente no arquivo ao mesmo tempo, e você pode ver quem está no arquivo e até qual guia e célula da planilha em que estão trabalhando. Com o Planilhas, você também pode usar outras ferramentas integradas do Google, como traduzir texto em sua planilha, usar fórmulas para capturar automaticamente dados de preços de ações de sites on-line e importar outros tipos de dados diretamente de páginas da Web para sua planilha.
O Planilhas Google oferece modelos predefinidos para vários usos, como orçamento, fatura freelance, demonstrações financeiras da empresa, rastreador de projetos, gráfico de Gantt, cronograma de mudança de funcionários, banco de dados de contato de vendas e muito mais. Você também pode encontrar esses e outros modelos no Microsoft Excel e em outros programas de planilha. Um dos benefícios do Planilhas Google é que seu trabalho é salvo automaticamente a cada poucos segundos. Se você usar o programa de planilha do Excel, você tem a opção de salvar automaticamente, mas não é o recurso padrão, e você pode perder o trabalho a menos que você salve seu trabalho manualmente com freqüência.
Funções básicas de planilha
As funções básicas de uma planilha envolvem o armazenamento de três tipos de dados, que são texto, números e fórmulas ou funções. A maioria das pessoas usa planilhas para realizar cálculos matemáticos básicos, como adição, subtração, multiplicação e divisão de dados. Você também pode armazenar linhas de dados com vários atributos, como detalhes de nome e endereço.
As planilhas geralmente têm muitas linhas para acomodar uma grande quantidade de dados, com um máximo de dois milhões de células compostas de quantas colunas e linhas você precisar, até o limite dessa célula. A versão mais recente do Microsoft Excel oferece atualmente 1.048.576 linhas e 16.384 colunas para você armazenar seus dados.
Os dados da planilha podem ser copiados como tabelas e colados em outros programas, como um processador de texto ou um programa de apresentação de slides, para criar vários cronogramas para fins de análise, relatório e apresentação. Você também pode formatar seus dados usando cores, linhas, caixas de texto, imagens e muitos outros recursos para chamar a atenção para determinadas partes de seus dados ou a programação de sua planilha.
Quais são as funções avançadas da planilha?
Dependendo de você usar o Planilhas Google, o Microsoft Excel ou outro programa de planilhas, você terá acesso a muitos recursos avançados que podem ajudá-lo a criar todos os tipos de modelos para processar e analisar dados.
Por exemplo, você pode usar planilhas para realizar análises estatísticas de regressão, modelagem de fluxo de caixa descontado e muitos outros exercícios. Você pode criar uma pasta de trabalho com várias planilhas que contenham dados do demonstrativo financeiro para cada mês de um ano. Em seguida, você pode criar outra planilha na mesma pasta de trabalho ou em uma nova pasta de trabalho, que tenha hipóteses de crescimento de negócios, crescimento de vendas, alterações percentuais nos custos e outras suposições. Usando fórmulas e links, você pode criar um demonstrativo financeiro previsto que atualiza automaticamente sempre que você alterar as premissas na guia de premissas de planilha.
Você pode usar uma variedade de fórmulas e funções automatizadas diferentes, incluindo fórmulas "se / então" que permitem dizer se a condição "X" é atendida e, em seguida, executar a função ou fórmula "Y". Você pode aninhar essas instruções if / then e o Microsoft Excel pode manipular até sete instruções if / then aninhadas umas dentro das outras, o que significa que você pode ter até sete funções condicionais, dependentes umas das outras, aplicadas automaticamente aos seus dados.
Alguns programas de planilhas oferecem um gravador de macros, que permite gravar várias etapas de um processo de rotina, como a formatação de planilhas ou a inserção de determinados tipos de dados sem a necessidade de conhecer o Visual Basic ou qualquer outra linguagem de programação. No futuro, em vez de executar as funções reais em sua planilha, você pode usar teclas de atalho e seu processo será executado automaticamente porque as etapas foram salvas na forma de uma macro.
As planilhas oferecem funções como "meta de busca", que permite iterar fórmulas e resolvê-las para determinadas respostas definidas e alterar as entradas de acordo. Se você tiver grandes conjuntos de dados para trabalhar, certas funções permitem identificar e remover duplicatas, classificar e filtrar os dados, consolidá-los, subtotá-los, classificá-los e procurar valores de dados vertical ou horizontalmente e retorná-los a uma nova tabela.. Estes são apenas alguns exemplos da multiplicidade de funções avançadas que as planilhas oferecem.
Planilhas Versus Programas de Banco de Dados
Muitas pessoas usam planilhas para armazenar linhas de dados, e você pode se perguntar por que você não usaria apenas um programa de banco de dados como o Microsoft Access para armazenar os dados em vez de usar uma planilha. Embora os programas de bancos de dados e planilhas possam armazenar linhas de dados com vários atributos, cada um tem seus pontos fortes.
O Excel, o Planilhas Google e outras planilhas armazenam dados com cabeçalhos da mesma maneira que um programa de banco de dados. No entanto, com dados de planilha, você pode fazer cálculos automáticos de fórmulas ou cálculos manuais com facilidade nos dados. As planilhas também são simples de usar e você pode começar a inserir e trabalhar com seus dados imediatamente, em vez de precisar configurar o banco de dados como faria em um programa como o Access. Com as planilhas, você também pode criar facilmente gráficos e tabelas com base em seus dados.
Por outro lado, os bancos de dados tendem a ser mais estáveis. Com os dados da planilha, é fácil excluir por engano uma célula, linha ou coluna de dados, se você não estiver prestando muita atenção, o que é muito mais difícil de fazer dentro de um programa de banco de dados. Além disso, se você tiver grandes quantidades de dados, eles poderão se tornar impossíveis de gerenciar em uma planilha, onde os programas de bancos de dados são projetados especificamente para o gerenciamento de milhares e até milhões de linhas de registros de dados. Quando você precisa atualizar continuamente os elementos de cada linha de registros de dados ou executar vários tipos de classificação e relatório, um programa de banco de dados pode fazer mais sentido do que uma planilha.
