Manter seus supervisores, colegas e subordinados bem informados é essencial para um bom funcionamento. Embora muitas informações do dia-a-dia sejam trocadas pessoalmente, por e-mail ou por telefone, às vezes é necessário escrever um memorando do escritório que memorize discussões e ações que já ocorreram (incluindo avaliações de funcionários) e / ou todos "avisam" sobre mudanças iminentes. Aqui está o que você precisa saber para coletar seus pensamentos e escrever um memorando eficaz.
Identifique o propósito do memorando que você quer escrever. Tente resumir em uma frase curta. Exemplos: orientação para novos funcionários; Novos procedimentos para processar reclamações de viagens; Feriado Potluck. Esta frase constituirá a linha "Assunto" no topo da sua nota diretamente abaixo dos destinatários.
Identifique os indivíduos para os quais o memorando irá. Se for apenas para algumas pessoas, o memorando irá identificá-las por nome, título e departamento. Se, no entanto, for para um grupo grande, eles serão identificados por um título coletivo. Exemplos: todos os funcionários; Gerentes da Divisão 4; Pessoal de apoio administrativo. Esta informação será colocada na linha "Para" do memorando.
Identifique-se e seu título na linha "De". Mesmo que todos te conheçam como "Bob", você deve se identificar pelo seu primeiro e último nome.
Siga a "Regra de 3" na construção do conteúdo da sua nota; Especificamente, diga a seus leitores o que você vai dizer a eles, diga-lhes o que é e termine reiterando o que acabou de lhes dizer. Por exemplo, talvez o seu memorando seja sobre lembrar seus funcionários de que as distrações da temporada de festas de fim de ano fazem com que os ladrões roubem itens como bolsas e itens pessoais deixados à vista. O primeiro parágrafo aconselharia a necessidade de ser cauteloso. O segundo parágrafo forneceria dicas sobre o bloqueio de mesas e portas e seria mais atento aos visitantes. O terceiro parágrafo recomendaria ações a serem tomadas se observarem comportamento suspeito ou forem vítimas de roubo de escritório.
Use marcadores para memorandos que estejam fornecendo conteúdo procedural ou qualquer tipo de lista de verificação. Estes são muito mais fáceis de seguir e entender do que incorporá-los em um parágrafo narrativo.
Observe a regra das margens de 1 polegada nos lados esquerdo e direito e na parte inferior da página. A parte superior da sua página é provavelmente uma forma de papel timbrado ou um modelo que derrubará sua margem superior vários centímetros. Se você não tiver papel timbrado, poderá criar um documento com boa aparência, centralizando a palavra "MEMO" em negrito a 2 ou 3 polegadas abaixo da parte superior da página. O "Para:", "De:" e "Assunto:" seriam digitados na margem esquerda. O corpo do memorando é de espaçamento simples.
Use um 12 pt. fonte que será fácil para os destinatários lerem. Times New Roman e Courier são padrão; Bookman e Palatino são aceitáveis também.
Revise seu conteúdo completamente antes de imprimi-lo.
Fotocopie quantas cópias forem necessárias e distribua-as aos destinatários.
Dicas
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Sempre que possível, mantenha seu memorando em uma página. Com o máximo que todos em um escritório têm a fazer, qualquer memorando que vá para várias páginas provavelmente será reservado para leitura posterior e, eventualmente, chegará ao final da pilha. Se o conteúdo for de natureza urgente ou estiver relacionado a uma reunião futura que ele precisar colocar em seus calendários, certifique-se de que isso se destaque na linha de assunto para que seus leitores não sintam falta.
Aviso
Se o conteúdo do seu memorando for negativo ou talvez escrito no espírito de um momento desagradável, reserve-o por algumas horas ou até o dia seguinte e leia-o novamente.
