As organizações usam relatórios iniciais para contabilizar o progresso em projetos ou trabalhos específicos após o início da atividade. Os componentes em um relatório inicial variam dependendo do tipo de projeto ou tarefa que está sendo avaliada. Os autores de um relatório inicial escolhem a partir de elementos básicos gerais que são pertinentes para incluir no documento. Estes podem incluir uma introdução, uma seção que atualiza o progresso, uma explicação da metodologia de avaliação, seções sobre conformidade, detalhes financeiros e outras necessidades. O relatório pode terminar com uma avaliação resumida e anexos relevantes.
Apresentando o projeto
Como o nome indica, o relatório "início" descreve o progresso feito durante o lançamento de um projeto. A introdução fornece uma descrição do projeto e sua finalidade, e pode incluir o propósito da avaliação inicial e uma cópia das perguntas feitas.
Metodologia
O relatório deve explicar a metodologia utilizada. Ele deve fornecer detalhes sobre os indicadores usados para medir o sucesso e como os dados coletados da avaliação serão usados. Se forem feitas perguntas na avaliação, inclua as fontes dos dados, como trabalhadores do projeto, documentos específicos e registros.
Atualização de Progresso
A seção de atualização de progresso pode seguir a explicação da metodologia. Os objetivos e atividades que estão em conformidade com o cronograma e os preenchidos até a data do relatório estão incluídos nesta seção. Qualquer divergência ou modificação do cronograma do projeto também é contabilizada na seção de atualização de progresso.
Detalhes de Conformidade
Se as atividades do projeto devem obedecer aos regulamentos ou diretrizes organizacionais, forneça detalhes sobre a conformidade em uma seção separada. Isso inclui quaisquer requisitos federais, estaduais ou locais aplicáveis que o projeto deve atender.
Detalhes Financeiros e Outras Necessidades
Forneça detalhes sobre a gestão financeira do projeto, incluindo uma avaliação se o projeto está dentro do orçamento. A próxima seção deve descrever o que os gerentes de projeto precisam para continuar e concluir o projeto, como materiais, equipamentos, suprimentos, mão de obra e fundos adicionais. Explique como essas necessidades afetam o trabalho futuro do projeto.
Resumo
Uma avaliação concisa do projeto até o momento pode servir como a seção de resumo do relatório inicial. O somatório pode incluir recomendações para progresso contínuo.
Anexos
Os termos de referência usados no relatório, geralmente referidos no corpo do relatório como ToR, são definidos em detalhes em um anexo. Quaisquer documentos pertinentes relativos ao projeto estão incluídos como anexos ao relatório inicial.
