Um depósito passa por um processo de recebimento padrão quando as remessas chegam para reabastecer o estoque estocado. O coordenador do depósito ou o encarregado do estoque tem um procedimento definido para verificar todas as remessas recebidas e que a papelada é tratada com eficiência. Se o pessoal do almoxarifado encontrar algum problema de recebimento, os problemas poderão ser resolvidos rapidamente para que a remessa correta esteja disponível para os clientes.
Identificação de Remessa
Quando um caminhão de entrega chega ao cais de descarga, o encarregado do estoque fala com o motorista sobre o embarque. O Inventário verifica seus registros para validar se o item específico foi pedido e definido para entrega. A funcionária do estoque registra seu nome no aviso de entrega, pois aceita o envio do motorista.
Contagem de produtos
Após o aviso de remessa ser assinado, o pessoal do depósito descarregará as caixas do caminhão. Ela conta o número de caixas ou caixas para que a quantidade corresponda ao aviso de remessa do motorista de entrega. Cada caixa é aberta e uma contagem exata do produto recebido é obtida. Quaisquer discrepâncias na contagem da nota fiscal são anotadas para que o departamento de compras possa corrigir a situação com o fabricante do produto.
Inspeção de produtos
O encarregado do estoque verifica todos os produtos por qualquer dano causado durante o transporte. Os produtos danificados são reservados para que o fabricante possa recuperar os itens e oferecer substituições. O motorista da entrega deve verificar se há produtos danificados na remessa e inicializar a documentação referente aos produtos danificados antes de sair do depósito. Dependendo da política do fabricante, o motorista pode levar os produtos naquele momento para trazer de volta os substitutos.
Recebendo Documentação
O pessoal do depósito atribui números de estoque aos produtos antes de estocar os itens nas prateleiras. O encarregado do estoque insere todas as informações do produto no sistema de dados do armazém. Ela sincroniza os dados com todos os outros departamentos que exigem as informações, incluindo o atendimento ao cliente, o departamento de vendas e o departamento de contas a pagar. O encarregado do estoque arquiva toda a documentação escrita, como faturas e guias de remessa, para fins de auditoria.
