Os eventos são ferramentas importantes para as empresas para diversos fins; alguns podem ser internos e focados na equipe, enquanto outros são para marketing. De qualquer maneira, o mesmo tipo de planejamento vai para o evento e os mesmos detalhes devem ser levados em conta para que o evento seja um sucesso. Os eventos requerem planejamento e preparação cuidadosos. Seguir um sistema prescrito pode ajudar a garantir que seu evento corra bem.
Determine seu objetivo para o evento. Se você está planejando um seminário de marketing, suas responsabilidades serão diferentes do que se você estivesse planejando um churrasco na empresa. Certifique-se de obter instruções extremamente detalhadas sobre o que é esperado; há componentes práticos, como quantas pessoas estão chegando e o tamanho do local necessário, e fatores orientados ao marketing, como se o evento fosse destinado a conquistar clientes para a empresa ou se fosse um privilégio para a gerência ou outra equipe.
Crie um orçamento. Alguém precisa pagar pelo evento e você precisará de aprovação antes de começar. Leve em conta o seu tempo, o salão, qualquer comida ou decorações, oradores ou atividades, e quaisquer outras considerações que julgar necessárias. Prepare tudo em um formato organizado e cumpra-o quando estiver fazendo arranjos.
Defina a agenda. Prepare um cronograma detalhado e aloque a quantidade certa de tempo para cada atividade. Construa em um programa completo do início ao fim, com abertura e fechamento de observações, se necessário.
Planeje a logística. Alugue um local, peça comida, contrate um palestrante e imprima convites. Visite o local para obter uma visão concreta do layout para que você possa imaginar onde a comida será preparada e como organizar os assentos e as mesas. Tente manter dentro do seu orçamento, mas faça as alterações necessárias, sempre verificando com os poderes superiores antes de fazer qualquer compromisso.
Divulgue o evento. Como você realiza isso dependerá muito do tipo de evento que você está planejando. Para um evento interno, é provável que um e-mail da empresa ou alguns cartazes pendurados nos lugares certos sejam suficientes. Um evento de marketing exigirá um plano de marketing completo, possivelmente com propagandas e algum marketing direto como auxílio.
Dicas
-
Use um programa de software para rastrear seus planos; planejar um evento requer excelentes habilidades organizacionais. Dê ao supervisor atualizações diárias ou semanais sobre o seu progresso para que eles estejam cientes do que está acontecendo.
Aviso
Não tente encher seus preparativos muito perto do evento. Dê a si mesmo o tempo que você precisa para torná-lo um sucesso.
