O gerenciamento de projetos é uma disciplina que envolve planejamento, organização e monitoramento de um projeto dentro das limitações de tempo, orçamento e recursos alocados para ele. Os projetos começam definindo uma meta com base em uma necessidade demonstrada e concluem com a demonstração de que a necessidade foi efetivamente atendida pelo projeto e pela meta alcançada. Para fazer isso, o projeto é guiado através das etapas de definição, planejamento, execução e entrega.
Definição
A fase de definição é a primeira e é por vezes referida como a fase de iniciação. Nesta fase, o gerente de projeto é contratado ou nomeado e, em seguida, seleciona uma equipe. Durante esta fase, a necessidade de ser cumprida pelo projeto é cuidadosamente definida. Os indivíduos afetados pelo problema são consultados, as necessidades são discutidas e as soluções debatidas. A documentação inicial do projeto também é gerada durante essa fase. Isso normalmente envolve uma justificativa de caso de negócios para o processo, uma visão geral do projeto e a definição de marcos. Marcos são pontos em que o projeto é medido para garantir que está no caminho certo.
Planejamento
Durante a fase de planejamento, as etapas individuais do projeto são definidas do começo ao fim. Objetivos-chave como objetivos específicos, benefícios de negócios e objetivos do projeto são definidos; a estrutura de governança ou gestão do projeto também é definida. A estrutura de gerenciamento, neste caso, envolve definir quem é responsável por quê e quem reporta a quem. A definição cuidadosa das etapas, entregas e estrutura de gerenciamento do projeto desde o início é importante para que a responsabilidade e a mensurabilidade possam ser mantidas durante todo o processo e os conflitos possam ser resolvidos rapidamente.
Execução
A fase de execução do projeto é tipicamente a fase mais longa do gerenciamento de projetos. Como o nome indica, é durante esta fase que o trabalho real no projeto é realizado. Enquanto o trabalho está em andamento, os gerentes de projeto estão monitorando o progresso, testando o trabalho finalizado e os protótipos, e quaisquer problemas que surgirem serão resolvidos. À medida que a fase de execução se aproxima, os grupos que são impactados pelo projeto são informados e envolvidos no projeto para garantir que as metas sejam atingidas, responder a quaisquer perguntas que surjam e produzir qualquer documentação necessária, como manuais.
Avaliação e Encerramento
A fase final do ciclo de vida do gerenciamento de projetos é chamada de fase de avaliação ou encerramento. É durante esta fase que o projeto final é apresentado e analisado para determinar se foi ou não um sucesso. Esta é também a fase de aprendizado. O esclarecimento ocorre sobre o projeto geral em benefício de projetos futuros. Quaisquer problemas que surgiram são discutidos juntamente com as lições aprendidas e possíveis maneiras pelas quais as coisas poderiam ser feitas melhor na próxima vez. Um relatório final e um aviso de encerramento do projeto são normalmente enviados para a gerência neste momento.
