A maioria das empresas modernas possui métodos eletrônicos ou informatizados para rastrear as horas trabalhadas dos funcionários. Isso nem sempre é verdade para empresas menores e é raro para contratados independentes. É importante que você acompanhe com precisão as horas trabalhadas dos funcionários para fins de folha de pagamento, bem como para registros fiscais. Encontre o sistema que funciona para você e fique com ele de forma consistente ao longo do ano para obter os melhores e mais precisos registros.
Estude vários métodos de rastreamento e decida qual deles funciona melhor para o seu local de trabalho. Muitas empresas muito pequenas se dão bem com um diário de trabalho em papel, com a folha de cada semana em um fichário. Se você tiver um computador no site, talvez queira usar um programa do Excel projetado para registrar a folha de pagamento. Escolha o método mais fácil para todos usarem de forma consistente.
Anote todas as regras sobre horas de rastreamento e publique-as em um lugar de destaque. Inclua detalhes sobre o que fazer se você fizer check-in antecipado ou atrasado, se você usará o tempo militar ou civil, as regras de arredondamento de minutos e quaisquer outras regulamentações que você queira impor.
Mantenha o item de manutenção de registros onde todos tenham acesso a ele. Mantenha um fichário com folhas de tempo em uma prateleira no escritório, ou acima do registro principal. Permitir que todos acessem o computador com o programa Excel ou as planilhas de horas, caso sejam transferidas para o programa por um gerente.
Verifique seu método de rastreamento semanalmente para registrar o total de horas de cada funcionário. Procure erros na manutenção de registros, como funcionários que se esquecem de fazer check-in ou check-out e implemente métodos para corrigir esses problemas.
