Um diagrama de fluxo de trabalho representa visualmente o movimento e a transferência de recursos, documentos, dados e tarefas durante todo o processo de trabalho para um determinado produto ou serviço. Um fluxograma construído com sucesso representará o fluxo de trabalho correto de maneira rápida e clara.
Melhorando a eficiência e evitando gargalos
Muitos processos de trabalho podem ser complicados e complexos, por isso é importante representar visualmente como as tarefas são concluídas para melhorar a compreensão e a eficiência dos funcionários. Os diagramas de fluxo de trabalho indicam claramente quem é responsável por cada etapa, quais documentos e recursos eles precisam e a quantidade de tempo necessária em cada etapa. Conhecer as funções dos funcionários e os requisitos de recursos para produção permite que o gerenciamento defina com facilidade os pontos fracos e alivie os gargalos. Gargalos são todos os aspectos do fluxo de trabalho que impedem e retardam o tempo de ciclo geral do processo.
Aumentar a responsabilidade e a comunicação
Representar visualmente todo o processo de fluxo de trabalho permite que os funcionários entendam melhor não apenas suas responsabilidades de trabalho, mas também os papéis de outros funcionários, o que aumenta a responsabilidade. A criação de um diagrama de fluxo de trabalho preciso e bem-sucedido aumenta o conhecimento no local de trabalho devido à pesquisa e à compilação de dados necessárias. A comunicação também melhora quando os funcionários entendem melhor o processo de fluxo de trabalho.
Usando formas para mostrar a atividade
Os diagramas de fluxo de trabalho usam formas específicas que correspondem a diferentes tipos de atividades. Um oval mostra onde o fluxo de trabalho começa e termina. Os retângulos representam uma atividade, tarefa ou análise de processo. Os diamantes significam um processo de tomada de decisão, geralmente resultando em duas direções de fluxo de trabalho possíveis. Se a resposta a uma decisão for sim, o fluxo de trabalho continuará na rota pretendida, mas se a resposta for não, o fluxo de trabalho pode ter que tomar outra rota para resolver o problema. Um diagrama com muitas formas de diamante pode ser mais difícil de seguir visualmente. Os círculos representam conectores de uma atividade para outra.
Implementando diagramas de fluxo de trabalho
Embora projetar o diagrama de fluxo de trabalho possa ser um processo extenso e demorado, sua implementação pode ser mais difícil. Os gerentes não podem simplesmente postar um diagrama no local de trabalho e esperar que os funcionários o entreguem sem qualquer orientação. A maioria dos diagramas precisa ser acoplada a uma teoria de melhoria de fluxo de trabalho, como manufatura enxuta, Six Sigma ou gerenciamento de qualidade total. (Ver referência 1)
Alternativas para diagramas de fluxo de trabalho
Algumas empresas usam alternativas para diagramas de fluxo de trabalho, como processos, planejamento de negócios e controle de fluxo. Um processo ou mapa de processo é um conceito muito semelhante aos diagramas de fluxo de trabalho e fluxo de trabalho. Um processo de trabalho é mais específico do que o fluxo de trabalho, concentrando-se mais em entradas e saídas do que na transferência de dados, documentos e responsabilidades da tarefa. O planejamento de negócios se concentra mais em metas de longo prazo, em vez de melhorar o fluxo de trabalho atual. Os gerentes interessados no controle de fluxo procuram especificamente melhorar o controle de estoque.
