Como manter registros para uma pequena empresa

Se você estiver executando uma pequena empresa, precisará manter registros para manter seu status corporativo. Mesmo que você escolha não incorporar sua pequena empresa, simplesmente faz sentido manter registros comerciais. Se você quiser vender sua empresa ou acompanhar o que fez no passado, precisará ter dados para referência. Aqui está como manter registros para uma pequena empresa.

Itens que você precisará

Dois fichários de três anéis
Guias de índice para cada fichário
Acesso à internet

Compre dois classificadores de três toques e guias de índice. Você usará um fichário para seus registros oficiais (aqueles exigidos pelo escritório do Secretário de Estado para manter o status corporativo de sua empresa) e o outro para registros comerciais diários.

Pesquise os registros que precisam ser mantidos no fichário oficial. Acesse o site do Secretário de Estado para obter uma lista de registros exigidos por lei. A maioria dos estados exige que um mínimo dos seguintes registros seja mantido no fichário oficial: artigos de incorporação ou organização, atas de reunião, resoluções, certificados e o selo da empresa.

Determine quais registros adicionais precisam ser mantidos. Esses registros serão mantidos no segundo fichário. A seguir, exemplos de registros que devem ser mantidos no fichário de registros: * Registros contábeis Aplicações e autorizações Contratos firmados pela empresa Políticas de seguros mantidas pela empresa Certificados de associação Nomes e endereços de todos os membros ou acionistas e seus interesses Nomes dos oficiais Contrato operacional ou estatutos e quaisquer alterações Transações de ações * Relatórios estatais (como relatórios anuais)

Rotule as guias do índice. Crie guias de índice para todos os registros que você manterá em cada fichário.

Coloque os registros atrás de suas guias de índice correspondentes. Classifique toda a sua documentação e coloque os registros de negócios por trás de cada guia correspondente. Alfabetizar as guias do índice facilitará a localização dos registros necessários.

Documente as decisões de negócios conforme elas acontecem. Crie uma trilha de papel para cada decisão e transação que sua pequena empresa faz. Mantenha um registro escrito das decisões de negócios, tanto com atas para reuniões oficiais quanto com um registro não oficial de decisões tomadas no dia a dia da administração da empresa. Certifique-se de datar todos os registros.

Mantenha os registros atualizados. Configurar os fichários é apenas o primeiro passo. Você precisa manter as informações atualizadas, mantendo pelo menos três anos de resoluções de membros ou acionistas.

Dicas

Minutos de exemplo e outros registros de negócios estão disponíveis on-line. Você também pode comprar modelos genéricos de registro de negócios de várias empresas especializadas em incorporar novos negócios.