Escrever um plano ou processo detalhado de gerenciamento de projetos envolve a documentação das etapas e tarefas necessárias para criar um produto ou serviço. Seu plano de ação deve descrever o projeto completo em todas as fases, começando com a iniciação e continuando pelo monitoramento, execução, controle e fechamento, recomenda o Project Management Institute. Inclua uma visão geral e detalhes sobre o escopo, cronograma, custos e qualidade. Você também deve listar os membros da equipe do projeto, estratégia de comunicação, riscos, processos de compra e técnicas para gerenciar mudanças.
Usando um modelo
Embora você possa criar seu próprio formato, geralmente é mais fácil começar com um design existente. Faça o download de um modelo de um site, como o Microsoft Office, o PM Docs ou o PM Links. Usar um modelo garante que você cubra todos os tópicos necessários e mantenha a consistência com cada projeto. Além disso, um modelo o lembra de identificar as pessoas que aprovarão seu plano, alocarão recursos e fornecerão recursos.
A declaração de visão geral é usada para descrever a situação. Por exemplo, liste as condições de negócios que acionaram a necessidade do projeto. Isso pode incluir comentários do cliente, planos do concorrente ou exigências do investidor. Crie seções para o escopo, cronograma e orçamento. Essas seções fornecem detalhes sobre o produto ou serviço que você planeja criar, os marcos do projeto, quantas pessoas você precisa para trabalhar no projeto e as restrições orçamentárias. Crie uma seção que descreva seu processo de gerenciamento de qualidade e inclua uma estratégia de garantia de qualidade e iniciativas de controle de qualidade. Ao documentar o processo que você planeja seguir, você está dizendo a todos os membros da equipe o que eles precisam fazer para atingir as metas e objetivos do projeto.
Detalhes
Liste os membros da equipe do projeto, suas funções e responsabilidades e compromissos de tempo nas seções de suporte. Além disso, descreva a estratégia de comunicação que será seguida, como a conclusão de relatórios de status semanais e a execução de reuniões mensais. Por exemplo, você pode incluir uma tabela indicando o que você quer que cada membro da equipe trabalhe. Inclua a tarefa na primeira coluna e documente o status na segunda coluna, como não iniciada, em andamento, concluída ou atrasada. Adicione espaço para um comentário adicional em uma terceira coluna.
Processo
Por fim, descreva os planos para lidar com possíveis riscos, como atrasos de fornecedores ou requisitos adicionais das partes interessadas. Definir processos de compra e listar técnicas para gerenciar mudanças, incluindo quem aprova ajustes no plano.
Aprovação
Quando seu plano estiver concluído, revise os detalhes com a equipe do projeto. Incorpore seu feedback antes de distribuí-lo às suas partes interessadas para aprovação. Depois que o plano for aprovado, comece a trabalhar nas etapas. Mantenha os membros da equipe informados sobre o progresso, seguindo o procedimento em sua estratégia de comunicação. À medida que o trabalho continua, avalie seus esforços para incorporar as técnicas aprendidas em seu próximo projeto.
