Promulgada em 1993, a Lei de Licença Médica Familiar protege os empregos de certos funcionários que têm que tirar uma licença sem vencimento para cuidar de um recém-nascido ou filho adotivo ou de um membro da família gravemente doente. A FMLA também protege os empregos de funcionários que estão gravemente doentes ou feridos e precisam tirar uma licença para se recuperar. A natureza médica da maioria dos pedidos de FMLA desencadeia questões de privacidade e confidencialidade que os empregadores precisam ter em mente.
Comunicação de Informação Médica
Algumas informações médicas não podem ser mantidas completamente confidenciais. Para que uma licença de FMLA seja aprovada, por exemplo, o empregador deve rever a recomendação de um médico com base em uma condição de saúde grave. O Departamento do Trabalho recomenda o uso de um formulário padrão para recomendações médicas para FMLA. O formulário permite que o médico forneça detalhes da condição, incluindo a duração da licença exigida. O formulário está disponível online no site do Departamento do Trabalho.
Acesso à Informação Médica
O acesso aos registros médicos é regido pelo Health Information and Accountability Act. O ato regula rigorosamente quem tem acesso a informações médicas a partir das quais a identidade do indivíduo pode ser determinada. A HIPAA é equilibrada para fornecer informações aos profissionais de saúde para permitir que eles façam seus trabalhos e em outras circunstâncias, como solicitações de FMLA. No entanto, o ato exige que o acesso aos registros médicos seja severamente limitado. Como empregador sujeito à FMLA, você deve limitar o acesso a esses registros médicos apenas a funcionários designados que devem ter acesso absoluto por motivos comerciais genuínos.
Armazenamento de Informações Médicas
Como empregador, você deve proteger as informações médicas dos funcionários daqueles que não estão designados para acessá-las. Todos os registros médicos devem ser armazenados separadamente dos arquivos pessoais. Arquivos médicos relacionados a solicitações de FMLA devem ser mantidos em arquivos de arquivos bloqueados aos quais somente funcionários designados tenham acesso. Ao enviar fax e fotocopiar as informações médicas dos funcionários, os protocolos devem ser estabelecidos e estritamente observados para garantir a privacidade dos funcionários. Por exemplo, se um formulário de dados médicos for deixado acidentalmente em uma máquina de fotocópia e, em seguida, for visto por pessoas não autorizadas, é a sua empresa que é responsável pela violação de privacidade, não pelo funcionário errante.
Preocupações do Empregador
Muitas vezes, em situações de FMLA, os empregadores precisam ter acesso a alguns dos registros médicos de seus funcionários. A HIPAA fornece aos funcionários autorização por escrito aos empregadores para acessar apenas os registros pertinentes à condição para a qual a licença FMLA é solicitada, sem dar autorização geral para acessar todos os registros médicos. Os empregadores podem solicitar uma segunda opinião com base na recomendação de um médico para FMLA e também podem contatar o médico diretamente e discutir a condição. Essas discussões também devem ser autorizadas pelo funcionário. Os funcionários que procuram FMLA devem fornecer documentação adequada e, portanto, provavelmente concederão essas autorizações.
