Uma carta comercial define o tom para futuras interações. Quando um cliente em potencial recebe uma carta comercial, ele imediatamente forma uma impressão do escritor e de sua organização. Se a carta for casual demais, o escritor pode parecer insincero ou pouco profissional. Escrever que é muito formal pode intimidar ou alienar o leitor. Uma carta bem organizada e bem escrita criará uma primeira impressão positiva.
Bem organizado
Cada carta comercial aborda uma finalidade ou tarefa específica. Pode ser um pedido de informação, resposta a uma consulta ou apresentação de uma proposta. O primeiro parágrafo indica o objetivo da carta. Responde às perguntas do jornalista: quem, o que, quando, onde e porquê. Os parágrafos restantes suportam este propósito com diferentes pontos - qualificações, atributos, características. O último parágrafo reafirma este propósito e descreve claramente as expectativas do escritor. O escritor usa frases de transição apropriadas para garantir que todas as partes da letra fluam suavemente juntas.
Claro e conciso
Uma boa carta comercial fornece todas as informações pertinentes de maneira clara e concisa. O escritor usa um tom e linguagem apropriados. Ele mantém o vocabulário simples e evita o uso de linguagem técnica ou abstrata para impressionar o leitor. Ele varia a duração das frases, afastando-se de longas e desconexas frases com detalhes excessivos. No entanto, ele não se limita a frases curtas e agitadas. Sempre que possível, ele usa a voz ativa em vez da voz passiva.
Bem estruturado
Cada carta comercial segue os requisitos de formato e fonte da empresa.Em um formato de bloco, a letra inteira é justificada à esquerda e em espaço simples, exceto por um espaço duplo entre os parágrafos. O formato de bloco modificado segue o estilo de bloco, mas posiciona a data e fecha no centro. A maioria das cartas comerciais inclui a data, endereço interno, saudação, linha de assunto, fechamento gratuito, assinatura e anexos. Se a letra for menor ou maior que a média, o gravador faz os ajustes necessários no espaçamento vertical.
Livre de erros
Antes de enviar qualquer carta, o escritor lê o primeiro rascunho em voz alta. Esta é uma excelente maneira de verificar se há linguagem que pareça estranha ou não natural. Ele usa um dicionário e um livro de estilo para verificar toda a ortografia, gramática e pontuação. Como alternativa, ele pode usar o recurso de verificação ortográfica e gramatical de seu programa de processamento de texto. Ele verifica o nome, título e endereço do destinatário.
