Há várias características para a redação eficaz de relatórios comerciais. Por exemplo, os gerentes devem descrever seus relatórios com antecedência para incluir todas as informações necessárias. Além disso, os gerentes devem explicar termos ou palavras especiais que estão fora da base de conhecimento do leitor típico. No entanto, cinco características-chave tendem a sublinhar os relatórios de negócios mais eficazes.
Completude
Os relatórios precisam estar completos no que estão tentando transmitir. A melhor maneira de garantir a elaboração completa do relatório é garantir que você cobre todos os seus objetivos. Por exemplo, os objetivos de um relatório de pesquisa de marketing podem ser determinar os níveis de satisfação do cliente com produtos, preços e atendimento ao cliente. Além disso, seu objetivo pode incluir descobrir por que alguns clientes pararam de comprar seus produtos ou serviços. A estrutura de um relatório comercial típico inclui uma introdução, corpo e conclusão. Você também deve incluir um resumo executivo para gerentes ou colegas que só têm tempo para verificar os resultados do seu relatório. Use marcadores no seu resumo executivo e destaque apenas os pontos ou descobertas mais significativos.
Precisão
Seus relatórios sempre devem ser precisos ao declarar fatos ou números. Por exemplo, os gerentes de marketing podem querer intercalar informações financeiras em seus relatórios. O gerente financeiro pode fornecer ao gerente de pesquisa de marketing dados trimestrais de vendas e lucro para dois anos diferentes. Cabe ao gerente de pesquisa de marketing relatar essas vendas e lucros com precisão ao incluí-los em um relatório. Da mesma forma, você precisará fazer o backup de algumas de suas declarações com referências. Portanto, você precisa ter certeza de entender completamente as declarações de outro autor antes de fazer qualquer referência a elas.
Usando linguagem simples
A mensagem em seu relatório deve ser simples, de acordo com o site do Empreendedor. Você deve escrever seus relatórios como se estivesse se dirigindo a alguém com uma educação secundária. Use palavras simples e explicações para idéias ou tópicos abstratos. Um gerente também deve evitar o uso de termos técnicos ao abordar os membros da audiência fora de seu campo. Por exemplo, as profissões de pesquisa de marketing devem usar palavras como "múltipla escolha" e "preencher no espaço em branco" em vez dos termos de pesquisa de marketing "aberto" e "fechado", respectivamente. Além disso, mantenha as frases curtas e diretas.
Corrigir ortografia, pontuação e verbosidade
Simplesmente não há desculpa para distribuir relatórios com erros ortográficos ou gramaticais. Sempre execute seus relatórios por meio do corretor ortográfico no seu computador. Peça a alguém que o revise para possíveis erros gramaticais ou uso dos tempos verbais errados. Certifique-se de incluir vírgulas, pontos finais, pontos de interrogação e pontos de exclamação nos locais apropriados de todos os relatórios.
Use uma voz ativa
A voz ativa permite que você escreva com autoridade em seus relatórios, ao contrário da voz passiva. Use palavras ou frases como executado, gerenciado e pesquisado em vez de suas contrapartes passivas: execução, gerenciamento e levantamento. Use palavras que terminam em "ed", pois representam uma voz mais ativa.
