Um sistema de estoque é vital para controlar os custos de compra e atender às metas de atendimento ao cliente. Embora um programa de gerenciamento de estoque eletrônico seja uma ferramenta de administração útil, a chave para um bom sistema está na força dos procedimentos que você cria. Alguns dos elementos mais críticos em um sistema bem desenvolvido são as descrições de itens, um sistema de numeração, unidades de medida padrão e rotulagem de itens precisos.
Descrições e números de itens
Crie uma lista de estoque que inclua uma descrição e um número exclusivo de quatro a oito caracteres para cada item. Uma prática recomendada para criar uma descrição é começar com um substantivo e usar adjetivos em ordem decrescente de importância para descrever o item. Descrições como “xícara, café, grande, marrom”, “xícara, café, médio, branco” e “xícara, café, pequeno, branco” são alguns exemplos. Os números dos itens devem simplesmente identificar, não descrever um item. No entanto, você pode incorporar algumas letras da descrição no início do número do seu item para facilitar a consulta dos itens. Por exemplo, você pode usar o número “CUC101” para identificar uma xícara de café e o número “CUS101” para identificar uma xícara de refrigerante.
Decidir sobre Unidades Padrão de Medida
Crie uma lista de unidades de medida aprovadas para esclarecer listas de opções e relatórios de inventário. Para a maioria das empresas, as medidas padrão são as unidades nas quais você costuma comprar um item. Unidades comuns são abreviações para termos como cada, peça, pé, libras ou galões. As diretrizes de práticas recomendadas recomendam que você escolha uma abreviação e aplique a ortografia e a aparência de forma consistente.
Estabeleça nomes de locais
Os locais atribuídos podem tornar os itens mais fáceis de encontrar em qualquer depósito ou depósito, independentemente do tamanho. Se você armazenar itens em mais de um local, forneça a cada local um nome ou número de código, como “M” para o armazém principal e “S” para armazenamento excedente. Em seguida, divida a sala em seções e dê a cada um um nome exclusivo. Por exemplo, as seções podem corresponder a um corredor ou a um número de caixa. Conclua esta tarefa identificando locais de prateleira para itens de estoque específicos. A Clearly Inventory Company recomenda o uso de um sistema de numeração no qual o menor número corresponda à maior prateleira e desça em direção ao piso. Por exemplo, um rótulo como "M-2-4" informa que um item está na quarta prateleira no corredor dois do armazém principal.
Rótulo e estoque da loja
Crie um rótulo para cada item de estoque que corresponda à lista de estoque que você criou. Conduza uma contagem de inventário físico à medida que você rotula, armazena e insere itens, unidades de medida e informações de localização em um banco de dados de inventário. Imprima escolhendo e recebendo documentos do banco de dados e use-os para atualizar o banco de dados e criar relatórios de inventário.
