Os memorandos costumam ser enviados para muitas pessoas ao mesmo tempo e não devem ser personalizados como uma carta comercial. Uma nota de negócios é escrita para dar instruções ou para informar uma audiência. Esse público pode ser membros de sua organização ou de terceiros, como um cliente. Ao escrever um memorando do cliente, é ainda mais importante permanecer profissional durante todo o seu memorando e fornecer muitas informações. Materiais adicionais, como informações sobre sua empresa, podem ser incluídos no memorando do cliente.
Crie o título para o seu memorando do cliente. As categorias de cabeçalhos são Para, De, Data e Assunto. A seção Para deve incluir todos os clientes para os quais você está enviando o memorando. Seu nome vai na seção De. A data em que você está enviando o memorando deve ser escrita depois de "Data" e o assunto do memorando deve explicar claramente o objetivo, como "Informações adicionais necessárias para o projeto do site".
Escreva o primeiro parágrafo com o seu cliente em mente. O primeiro parágrafo deve ser algumas frases que explicam brevemente o seu propósito para o memorando. Usando o exemplo do projeto de website, você explicaria o projeto no qual está trabalhando para o cliente, por que precisa de informações adicionais e de quais são essas informações. Este é um resumo, portanto, nenhum detalhe precisa ser incluído ainda.
Escreva o corpo do memorando, que geralmente tem alguns parágrafos. Aqui você incluirá detalhes da referência do cliente. Por exemplo, você pode falar sobre qual aspecto do projeto do website com o qual você está tendo problemas e quais informações específicas você precisa do cliente.
Inclua as etapas que você precisa que o cliente faça, se aplicável, no parágrafo de fechamento. Os memorandos informativos, como a atualização do cliente em uma nova política da empresa, não precisam desta seção. No exemplo do projeto de website, no entanto, você precisaria explicar ao cliente como você prefere que as informações adicionais sejam enviadas a você. Se nenhuma ação for necessária do cliente, você poderá fornecer suas informações de contato caso ele tenha dúvidas. Não se esqueça de agradecer pelo tempo dele.
