A organização de benefícios leva muito tempo, mas é uma conquista muito satisfatória quando o benefício é bem-sucedido. Mas antes de planejar qualquer coisa, determine o tipo de benefício que você irá organizar. Se você estiver fazendo um leilão silencioso, precisará de obras de arte doadas; se for um evento relacionado a música, alguém deve entrar em contato com artistas locais de alto nível, que normalmente reservam com dois a três meses de antecedência. Cada escolha levanta diferentes questões logísticas.
Planejamento preliminar
Determine quantos voluntários são necessários. Os números multiplicam-se exponencialmente se você estiver planejando uma festa de gala com refeições e bebidas elaboradas, que devem ser configuradas, atendidas e divididas novamente.
Escolha um local. Leve em conta fatores que afetam o atendimento - como a proximidade ao transporte público. Faça uma pequena lista de três ou quatro opções.
Determine quanto dinheiro será arrecadado e como a meta será alcançada.
Delegando os detalhes
Obtenha compromissos do local escolhido e de quaisquer artistas participantes. Quanto mais complicado o evento, mais à frente você precisa planejar; dois a seis meses é a norma.
Recrute um comitê de amigos, colegas de trabalho e conhecidos de negócios para lidar com diferentes aspectos do evento. Agende reuniões semanais para acompanhar o planejamento e evitar problemas de última hora.
Busque patrocinadores para ajudar a absorver os custos associados ao benefício, desde prêmios de porta a alimentos e sistemas de PA. A maioria dos patrocinadores trocará serviços em troca de uma promoção.
Tente resolver sua comissão, patrocinador e programação do local nos primeiros dois meses de organização. Comece procurando voluntários.
Obtendo a palavra para fora
Aborde os contatos da imprensa sobre como fazer uma reportagem antecipada sobre o benefício. Se o espaço não estiver disponível, esteja preparado para enviar um comunicado à imprensa de meia página descrevendo os detalhes. Verifique em uma transmissão remota ao vivo do site do evento com sua estação de rádio local.
Prepare materiais de exibição apropriados, incluindo panfletos, folhetos e cartazes, para que os voluntários desmaquem ou coloquem em pé. Certifique-se de que eles sabem onde ficar legalmente folhetos e cartazes.
Coloque um site para responder a perguntas sobre o benefício. Inclua os principais patrocinadores, a programação e as atividades do evento, e como a captação de recursos está chegando.
Refletindo sobre o sucesso
Sente-se com sua comissão após o evento para discutir o que funcionou ou não. Siga com seus patrocinadores e receba o feedback deles.
Envie cartões ou uma carta de resumo para agradecer aos voluntários.
Poste os detalhes no site, incluindo quanto dinheiro foi arrecadado, como o beneficiário se saiu e - se você criou um evento em andamento - detalhes que os futuros voluntários e patrocinadores precisam saber para se preparar para o próximo ano.
