O dinheiro é mais do que moedas e moedas no mundo dos negócios. Inclui também cheques, transações com cartão de crédito e ordens de pagamento. Ao usar as técnicas de melhores práticas para lidar com dinheiro, você ajuda a reduzir erros e garante a responsabilidade, mesmo que a quantidade de dinheiro que você administra seja baixa. Ao criar e implementar controles de manuseio de dinheiro, você pode criar um processo eficiente para gerenciar os pagamentos e o dinheiro que você recebe.
Responsabilidade Monetária
Acompanhe as pessoas que têm acesso ao dinheiro de uma empresa e observe as responsabilidades de gerenciamento de dinheiro de cada pessoa. Você deve saber onde o dinheiro da sua empresa está em todos os momentos e ser capaz de rastrear irregularidades para indivíduos específicos. Você pode conseguir isso certificando-se de que cada pagamento tenha um recibo de caixa emitido e registrado, dando a cada cliente um recibo e documentando quaisquer transferências. Um supervisor deve sempre aprovar transações anuladas ou reembolsadas e verificar depósitos em dinheiro.
Separação de Dever
Quando um ou dois têm a responsabilidade de lidar com dinheiro, existe um risco maior de fraude. Ao separar as taxas de manuseio de dinheiro entre vários indivíduos, uma única pessoa não pode ter controle sobre o processo de manuseio de dinheiro. Faça com que indivíduos diferentes registrem pagamentos em dinheiro em registros de contabilidade, recebam dinheiro, depositem fundos, reconciliem pagamentos em dinheiro em registros contábeis, paguem contas e distribuam contracheques. Quando você separa as obrigações de manuseio de dinheiro, cada indivíduo é responsável perante os outros no processo de manuseio de dinheiro.
Reconciliação de Caixa
Quando você tem práticas de reconciliação de caixa em vigor, você pode confirmar que os funcionários registraram as transações em dinheiro corretamente e têm um sistema de verificações e saldos. No mínimo, você deve verificar seus extratos bancários em relação a seus recebimentos e depósitos de caixa mensalmente. Além de registrar pagamentos em dinheiro assim que você os receber, conte e equilibre seus recebimentos de caixa todos os dias e compare todos os recebimentos com comprovantes de depósito. Além de uma reconciliação de caixa mensal programada, realize uma verificação surpresa dos registros contábeis todos os meses.
Segurança
Sempre que uma empresa lida com dinheiro, é importante manter o dinheiro e os funcionários em segurança. Para proteger seus ativos financeiros, sempre conduza verificações de antecedentes sobre os possíveis empregados antes de estender as ofertas de emprego. Sempre mantenha o dinheiro trancado em um local seguro e detalhe sua política de manuseio de dinheiro no manual do funcionário. Limite o número de pessoas que têm acesso a dinheiro ao menor número possível e forneça apenas senhas e combinações à equipe aprovada. Todos os anos, ou sempre que um funcionário que manuseia dinheiro deixa a empresa, altere todas as combinações e senhas. Sempre que um funcionário conta dinheiro, ele deve fazê-lo em um local que o público ou os clientes não possam ver. Ao receber dinheiro de um lugar para outro, gostar de fazer um depósito ou se o seu negócio tiver um campus grande, use o sistema de amigos. Sempre minimize a quantidade de dinheiro em seu negócio durante a noite para que você não sofra grandes perdas em caso de incêndio ou roubo.
