Um memorando de negócios, ou memorando, é uma das maneiras mais simples de informar colegas e funcionários de uma reunião futura. Uma notificação efetiva da reunião fornecerá as informações básicas da reunião de maneira clara, concisa e profissional.
Informação pertinente
- Siga um formato geral de quatro pontos para o cabeçalho, que deve incluir Para, De, Encontro e Sujeito na circular para sua reunião de equipe _ O campo “Para” deve incluir todos que são convidados para a reunião. "De" irá listar seu nome e cargo. Data do aviso no dia em que é distribuído. Escreva sobre o assunto do memorando no campo "Assunto", como "Encontro de Gerentes em 15 de agosto de 2019".
- Declare o propósito da reunião no parágrafo de abertura, juntamente com todas as informações básicas relevantes, incluindo a hora e a localização. Por exemplo, “O objetivo da reunião é discutir o plano revisado de incentivo aos funcionários. A reunião terá início às 15:00. na sala de conferências principal e durar uma hora. Todos os gerentes e supervisores são obrigados a participar. "
- Forneça um resumo do que será coberto durante a reunião no corpo do memorando. Mantenha a informação breve, se possível; deixe os detalhes a serem discutidos na reunião real. Por exemplo, “como resultado de seu feedback, a empresa estará lançando o plano de incentivo revisado para funcionários em 1º de setembro de 2019. O novo plano recompensará as equipes de vendas, em vez de apenas os indivíduos, quando atingirem suas metas mensais e trimestrais. Reconhecemos o benefício de nossa equipe de vendas trabalhando em equipes e esperamos estimular essa tendência com incentivos financeiros. ”
Dicas
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Todas as informações no aviso devem ser relevantes para a reunião. Evite incluir informações relacionadas a problemas relacionados à empresa que não serão discutidos na reunião.
Antes do encontro
- Informe os destinatários da notificação se eles precisam preparar de qualquer forma ou leia os materiais antes de participar da reunião. Um exemplo pode ser: “Cada um receberá o formato e as políticas revisadas do plano de incentivo até o final do dia. Por favor, revise os documentos com antecedência para que você esteja preparado para discutir o conteúdo e pedir esclarecimentos onde é necessário. ”
- Diga aos convidados quando a agenda da reunião será distribuída. Por exemplo: "Distribuirei a agenda por e-mail pelo menos 24 horas antes da reunião. Por favor, reveja a agenda após o recebimento."
- Peça aos convidados para informá-lo imediatamente se não puderem comparecer à reunião, então você pode agendar um horário para rever as informações com eles. Mesmo se você estiver enviando uma nota de reunião obrigatória, alguns funcionários ou convidados podem estar de férias ou fora da cidade em uma viagem relacionada ao trabalho.
Dicas
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Permita que os convidados saibam se você está disposto a responder perguntas sobre o assunto da reunião antecipadamente ou se todos os esclarecimentos devem ser abordados na reunião real. Forneça um número de telefone de contato ou endereço de e-mail se você tiver perguntas de campo com antecedência.
