Uma auditoria de conformidade é a revisão das funções de negócios para determinar se uma empresa está ou não cumprindo requisitos contratuais, regulatórios ou predeterminados específicos. As auditorias de conformidade podem analisar os funcionários ou departamentos de uma empresa. Organizações maiores usam auditorias de conformidade para conduzir revisões internas que medem quão bem cada departamento opera de acordo com os procedimentos operacionais padrão. Auditorias de conformidade contratuais e regulamentares revisam quão bem uma empresa segue acordos escritos ou atende a diretrizes de terceiros. Cada auditoria de conformidade segue alguns procedimentos universais.
Reunião inicial
As auditorias de conformidade começam quando os auditores se encontram com o gerenciamento da empresa. Os auditores externos são geralmente responsáveis pela realização de auditorias de conformidade. Os auditores discutirão com a gerência o tipo de auditoria de conformidade e quais funções de negócios precisam especificamente de revisão. O escopo da auditoria é outra questão a ser discutida. Os auditores e o gerenciamento da empresa determinarão o tamanho da amostra de informações ou o número de funções a serem revisadas. Quaisquer manuais, contratos ou outros documentos apropriados para revisão, durante a auditoria de conformidade, também são discutidos durante esta reunião.
Revisão de Funcionário
Os auditores analisarão o desempenho de cada funcionário para determinar o nível de conformidade individual. Os funcionários são responsáveis por concluir as funções de negócios de acordo com os padrões da empresa e os requisitos contratuais ou regulamentares. Os auditores também podem analisar a disponibilidade de gerentes operacionais que supervisionam os funcionários. A falta de supervisão pode indicar que os funcionários têm liberdade para concluir as funções de negócios, independentemente dos procedimentos operacionais padrão ou das obrigações contratuais. Os auditores farão anotações sobre o desempenho do funcionário, especialmente quaisquer violações dos padrões contratuais, regulamentares ou da empresa.
Revisão do Departamento
Revisões individuais de departamento são outro procedimento em auditorias de conformidade. Normalmente, os auditores revisam a documentação operacional ou financeira de cada departamento comercial. Essas informações fornecem aos auditores uma análise quantitativa do desempenho do departamento. Uma auditoria de departamento é geralmente onde o tamanho da amostra de informação entra em jogo. Os auditores revisam a amostra de informações específicas discutida na reunião de gerenciamento. Os auditores garantem que as informações estão em conformidade e de acordo com os padrões operacionais ou acordos contratuais. Se houver muitas violações na amostra inicial de papelada do departamento, os auditores geralmente recebem uma segunda amostra de informações. Violações adicionais podem resultar na falta de conformidade do departamento.
Relatório final
Os auditores terão uma reunião final com a gerência da empresa ao concluir a auditoria de conformidade. Os auditores discutirão os resultados da auditoria e quais violações significativas foram encontradas. A administração da empresa pode contestar as descobertas ou fornecer informações adicionais sobre o desempenho do funcionário ou do departamento. Os auditores irão emitir um relatório final no final desta reunião. O relatório delineará as violações encontradas durante a auditoria e como a empresa mantém padrões ou acordos contratuais. Organizações externas ou agências reguladoras podem exigir uma cópia do relatório oficial do auditor. Os relatórios dos auditores podem dar uma opinião positiva ou negativa sobre a conformidade da empresa com os acordos contratuais.
