Justificativas de fonte única (SSJs) são um requisito na maioria das instituições onde comprar itens (suprimentos, equipamentos, serviços, etc.) em um determinado limite monetário requer uma explicação multifatorial sobre por que tais itens só podem vir de uma fonte. Muitos acham a escrita de SSJs incômoda e não entendem porque a explicação de que esse é o item que desejam comprar é justificativa suficiente. No entanto, o departamento de compras deve ter razões válidas para o motivo pelo qual esses itens não podem ser adquiridos por meio de uma concorrência aberta e completa em que qualquer fornecedor capaz pode fazer lances no contrato. Embora a maioria das instituições tenha seus próprios modelos para solicitar um SSJ apropriado, este artigo descreve as etapas básicas herdadas da comprovação de todas as requisições de compra.
Título do documento de processamento de texto como uma justificativa de fonte única para o número de pedido de compra específico, se aplicável, e listar quaisquer números de política institucional sobre o motivo pelo qual uma única fonte é necessária para essa requisição.
Descreva os usos específicos do item. Indique especificamente para que o item será e o que ele fará. Inclua aqui todos os números e títulos de projetos que o material em questão apoiará.
Indique as características distintivas do item e por que este é o único que atenderá aos requisitos. Isso pode incluir ser um complemento a um sistema existente ou a substituição de um sistema existente. Direitos autorais e marcas registradas podem ser aplicáveis aqui, dependendo da situação.
Explique o que aconteceria se outro item desigual fosse adquirido. Inclua atrasos de treinamento, alteração dos procedimentos operacionais padrão, etc., que custariam tempo, recursos e conclusão geral dos projetos à instituição.
Descreva o trabalho realizado para determinar quais outros itens semelhantes são oferecidos por outros fornecedores e por que esses itens não atenderão aos requisitos declarados nas etapas anteriores. Isso pode precisar ser explícito para incluir: nomes de empresas, informações de contato e, em alguns casos, cotações válidas.
Inclua o nome, título e informações de contato do contato principal para o SSJ (isso não precisa ser a pessoa que o escreveu) e inclua uma cópia junto com o pedido.
Dicas
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Sempre siga o modelo institucional sugerido para um SSJ, se houver um disponível, pois é a maneira mais segura de conseguir um aprovado. Converse com outras pessoas que escreveram SSJs e peça para ver seus exemplos de envios bem-sucedidos. Da mesma forma, uma vez que você tenha uma submissão bem-sucedida, mantenha esse documento em um local seguro e baseie todos os futuros nisso. É obviamente importante fornecer o máximo de informações possíveis sobre os itens requisitados; quanto menos tempo essa compra tiver de voltar e fazer perguntas ao originador do SSJ, menos tempo levará para obter os itens.
Aviso
O processo de compra está se tornando mais rigoroso e os SSJs estão se tornando mais complicados e onerosos. Leve este processo a sério e mostre respeito pelos procedimentos e espere pelo melhor.
