Gerenciar fluxos de caixa é importante para qualquer negócio, e é crucial para pequenas empresas, onde cada centavo conta. Um sistema de informação contábil só pode ajudar nesse processo, que envolve dinheiro, estoques e detalhes de vendas. Um sistema informatizado pode fornecer informações muito mais rapidamente do que qualquer contabilidade manual, tornando-se uma ferramenta valiosa na administração dos níveis de caixa e estoque.
Vendas
Reconhecer as vendas é o primeiro passo no ciclo de receita. O sistema contábil reconhece uma venda como um aumento na receita junto com um aumento de caixa ou recebível. Em empresas de varejo, os estoques também precisam ser reduzidos - esse tipo de transação é processado automaticamente usando um sistema computadorizado. Muitas empresas adotam um software de ponto de venda, que permite que os itens sejam escaneados e os dados transferidos para um sistema contábil em tempo real, um grande benefício na administração de caixa e estoques.
Pagamentos
Os pagamentos, monitorados de perto pela administração, aumentam os fluxos de caixa. Dependendo do tipo de negócio, os pagamentos podem ser na forma de cheques, cartões de crédito, dinheiro, transferência bancária e transferência de fundos. Essas transações são capturadas no sistema contábil por meio de lançamentos contábeis manuais ou interfaces de outros sistemas. Algumas empresas possuem módulos especiais de recebíveis que reconhecem não apenas dados contábeis, mas também detalhes de vendas, prazos, contatos e outras informações. Quando um pagamento é recebido, o contador insere as informações de pagamento no módulo, que são enviadas para o razão geral.
Remessa
O transporte marítimo é uma parte vital do ciclo de receita. Em sistemas integrados, as atividades de expedição são refletidas no razão geral, principalmente na área de estoque. O sistema lança todas as transações apropriadas nos bastidores, para que os funcionários que trabalham no depósito não precisem de contabilidade para realizar essa atividade adequadamente. A função de envio é composta de duas partes: selecionar um item do estoque e envio. Os códigos de barras costumam ser usados para acelerar esse processo, documentando e diminuindo as contas de inventário.
Relatórios
Um sistema de informações contábeis pode gerar relatórios usados pela administração para tomar decisões sobre questões financeiras. Alguns relatórios comuns são relatórios em nível de estoque, análise de tendências e relatórios de vencimento de contas a receber, que informam a um gerente quem são os devedores, quanto devem e por quanto tempo. Na verdade, Wisconsin exige relatórios de envelhecimento de certos departamentos do governo em uma base trimestral para monitorar os fluxos de caixa. Sem um sistema de computador, seria muito difícil produzir esses relatórios detalhados de maneira rápida e eficiente.
