Os relatórios de entrega são uma ferramenta básica usada por um empregado que está saindo para informar uma nova contratação de trabalho anterior e o que precisa acontecer para garantir uma transição perfeita do funcionário. Esse tipo de relatório pode ser usado de várias maneiras diferentes. Pode incluir informações para uma simples mudança de turno ou para um empregado substituto permanente. O relatório deve incluir todas as informações essenciais que a pessoa assumir para você precisará saber para garantir que não surjam problemas desnecessários e imprevistos após você ter deixado sua posição.
Preparando um relatório de transferência de funcionários
Antes de começar a construir sua nota de entrega, faça uma lista de todas as informações que o funcionário entrado precisará saber. Considere o que você faz diariamente, assim como as coisas que faz semanalmente, mensalmente ou anualmente. Inclua informações que não sejam suas responsabilidades e deveres básicos, como contatos importantes, protocolo, cadeia de comando, senhas, chaves, datas importantes, programas de treinamento e qualquer outra informação específica do trabalho.
Pense nos prazos e prioridades
Quando você sentir que sua lista está completa, comece a quebrar a lista por prioridades, frequência, tipo de informação e sequência. Liste os projetos atuais, as datas ou horários em que eles começaram, como eles devem progredir e a data ou hora de conclusão prevista. O funcionário entrante precisa saber quais tarefas precisará priorizar após a entrega.
Comece com os principais objetivos
Comece escrevendo um resumo das metas para o cargo - o seu e o da empresa - para que o substituto saiba onde deve começar. O que segue depende do objetivo do relatório. Para um relatório de transferência de mudança de turno, por exemplo, você começará com o que foi iniciado em seu turno e precisará ser concluído até o próximo. Além disso, observe as tarefas concluídas, para que o turno de entrada não duplique o que você fez. Para um novo funcionário permanente, escreva uma lista dos projetos de curto e longo prazo em que você está trabalhando atualmente, bem como dos projetos notáveis que você concluiu no passado. Inclua todas as datas e prazos que a nova pessoa precisa conhecer.
Adicione dicas e recursos
Também é útil incluir dicas para concluir com êxito as tarefas disponíveis. Por exemplo, você pode criar um diretório detalhado da localização de documentos e itens específicos do trabalho para sua substituição, além de delinear informações de contato para pessoas pertinentes ao trabalho em questão. Se possível, inclua maneiras de melhorar a produtividade e o desempenho no trabalho. Isso dará ao seu substituto as ferramentas para continuar o que começou sem interromper o fluxo do processo e aumentar a probabilidade de um resultado bem-sucedido.
Use um modelo
Para simplificar o processo de elaboração de um relatório de transferência de funcionários, crie seu relatório usando um programa de computador do escritório. Use um modelo de relatório de entrega existente ou crie o seu próprio com base nos itens específicos do trabalho - digitar "modelo de relatório de entrega" em um mecanismo de pesquisa deve retornar muitos exemplos. E não se esqueça de revisar o relatório de entrega antes de sair da sua posição para garantir que todas as informações pertinentes estejam disponíveis para o novo funcionário.
