Os briefings de equipe são reuniões eficientes usadas para disseminar informações para vários departamentos e grupos dentro de uma organização. A realização de uma sessão de briefing exige que você seja o mais organizado possível e tenha uma agenda definida, porque as informações mais pertinentes devem ser emitidas sem perder tempo. Outras informações que não se ajustam podem ser salvas para outra reunião. Sessões de briefing também permitem que os membros ofereçam idéias e atualizações, se estruturadas adequadamente.
Elabore uma agenda com o tempo específico que cada tópico será discutido. Uma agenda ajuda a manter todos na tarefa e permite que eles saibam antecipadamente o que esperar do briefing. Apenas liste informações importantes e pertinentes sobre sua agenda. Deixe tempo no final da agenda para discussão em grupo.
Entre em contato antecipadamente com os participantes por e-mail, fax ou telefone para que eles possam preparar seu material para ser discutido na reunião. Você pode permitir que vários membros contribuam com diferentes partes dos briefings. Dê-lhes tempo suficiente para preparação e também lhes dê um prazo para que as informações fornecidas sejam concisas e se ajustem à parte da sua agenda.
Comece sua reunião com boas notícias, como o progresso que a organização ou departamento está fazendo. Discuta as políticas e procedimentos futuros que serão implementados. Escolha pessoas que serão integradas nos planos futuros que você apresenta e também relacione as metas atingíveis que devem ser cumpridas antes do próximo briefing.
Aloque minutos adicionais para quaisquer questões ou preocupações abertas que possam ser discutidas. Você pode não ter previsto esses assuntos quando inicialmente elaborou sua agenda. Tempo adicional também permite que os membros informem você sobre quaisquer falhas ou problemas que possam impedi-los de alcançar uma determinada tarefa na próxima sessão de instrução.
