Sessões de briefing de pessoal regularmente agendadas são uma ferramenta de comunicação essencial. Em vez de confiar em memos ou e-mail, você está adotando uma abordagem cara a cara. Isso não só oferece oportunidades para fornecer informações relevantes, mas também para responder a perguntas e esclarecer possíveis mal-entendidos. No entanto, ao contrário de outros tipos de reuniões, as sessões informativas geralmente se concentram nas operações de negócios ou no projeto e não duram mais que 15 minutos a 30 minutos.
Regras básicas
Embora as sessões informativas sejam frequentemente informais, as regras básicas para uma boa conduta e comunicação ainda devem ser aplicadas. Um curto período de tempo torna vital estabelecer regras que assegurem que os outros escutem quando alguém está falando, que mantenham as comunicações no assunto e sejam profissionais, e que incentivem perguntas e feedback produtivo. Além disso, como as sessões de briefing se concentram em fornecer atualizações e outras informações relevantes, os membros da equipe devem entender que esse não é o lugar para debater as políticas ou decisões da empresa.
Trabalhar a partir de uma agenda predeterminada
Prepare uma agenda antes de começar o briefing. Isso é necessário para garantir que o briefing inclua itens padrão e quaisquer notícias de última hora. Por exemplo, uma agenda para um briefing de funcionários antes do turno pode incluir tarefas, ajustes de agendamento e informações sobre eventos ocorridos durante o turno anterior. Você pode distribuir a agenda ou pedir que os funcionários façam anotações. O objetivo é mantê-lo no caminho certo e garantir que o briefing seja benéfico.
Comece com um estrondo
Passe os primeiros dois minutos de cada instrução energizando e motivando os membros da equipe. Comece com anúncios de boas-notícias, como felicitar a equipe por atingir as metas de vendas do dia anterior, dar as boas-vindas a um novo funcionário ou anunciar a data de um dia de agradecimento aos funcionários. De acordo com Albert Mensah, um coach profissional e autor, o que você fala não é tão importante quanto se produz um efeito motivacional.
Reservar perguntas para o fim
Reserve a maior parte do tempo para distribuir informações. Diga aos membros da equipe que você responderá às perguntas e esclarecerá as informações no final, não durante o briefing. Isso é importante para garantir que você permaneça dentro do prazo e mantenha a atenção de todos focada nas informações disponíveis. Se você não puder responder a uma pergunta imediatamente, obtenha a resposta assim que o briefing terminar e faça o acompanhamento o mais rápido possível, especialmente para perguntas sensíveis ao tempo.
