Todo projeto envolve muitos detalhes quando sai do chão. Você não precisará compartilhar os detalhes com ninguém ou se preocupar em divulgá-los se estiver financiando seu projeto sozinho ou desenvolvendo-o sozinho. Mas se o seu projeto exigir o contrato ou a assistência de outras pessoas, você terá que convencê-los a embarcar com você. Um relatório executivo é um documento amplo e abrangente que explica todos os detalhes básicos de qualquer projeto que você esteja tentando alcançar. Ele diz ao seu público-alvo porque eles devem se envolver.
O básico
O ideal é que, quando o leitor tiver digerido seu relatório, ele não tenha perguntas, porque você abordou tudo o que ele poderia querer saber. Um relatório executivo eficaz não deixa nada de fora, mas você deve estruturar essas informações para facilitar a leitura. Comece seu relatório reconhecendo quem contribuiu, como se outros o ajudassem a pesquisar. Escreva uma introdução, idealmente não mais do que uma ou duas páginas, identificando seu projeto, declarando seu objetivo, reconhecendo possíveis problemas e explicando como você pretende lidar com eles se surgirem. Você não precisa entrar em muitos detalhes - outras partes do seu relatório farão isso. Use sua introdução para deixar seu leitor interessado o suficiente para continuar lendo o relatório inteiro. Deixe seu próprio entusiasmo aparecer.
Os detalhes
As seções a seguir do seu relatório dependerão um pouco da natureza do seu projeto. Se você quiser resolver um problema específico, dedique uma seção após sua introdução para identificá-lo. Em seguida, em uma seção separada, explique como você pretende resolver o problema e o que o esforço implicará. Se você pesquisou para dar suporte ao motivo pelo qual sua solução funcionará, inclua isso em uma seção dedicada às suas descobertas e explique como seus dados foram coletados. Se você está pedindo financiamento, inclua uma demonstração financeira em outra seção, mostrando os ativos e passivos de sua empresa ou de sua empresa. Explique quanto dinheiro você precisará, quando precisará e em que será gasto. Encerre com uma seção concluindo seu argumento. Diga ao leitor por que ele deveria se envolver e ajudá-lo.
Resumo ou Sumário Executivo
Os relatórios executivos geralmente incluem um resumo abstrato ou executivo, um documento separado que prefacia o restante do relatório. Os resumos geralmente abordam problemas acadêmicos, dedicam uma única sentença ou ponto de bala a cada uma das seções do relatório e raramente são exibidos por mais de uma página. Um resumo executivo é voltado para a comunidade empresarial. Ele pode executar mais de uma página, mas não muito mais, ou sua duração irá anular seu objetivo. Você quer que seu público tenha uma noção precisa de seu projeto sem ter que ler o relatório inteiro. Os resumos e resumos são semelhantes à sua introdução porque destacam as mesmas informações incluídas nessa seção do relatório, mas são mais detalhadas. Evite recortar e colar segmentos do seu relatório para criar um resumo. Você não quer apenas se repetir, mas sim explicar seu projeto - sem todos os detalhes que seu relatório contém - de uma maneira atraente para conquistar seu público.
Os toques finais
Você pode ter a melhor ideia do mundo, mas pode bater em uma parede de tijolos se você não explicar bem. Se você é especialista em seu campo, evite falar sobre a cabeça do leitor usando termos técnicos ou de jargão que ele não entenderá. Mas também não vá muito longe na outra direção, escrevendo como se você estivesse discutindo seu projeto com café ou coquetéis - você vai querer ser razoavelmente formal. Reveja-o quando terminar e revise-o novamente. Você pode querer que alguém o leia também para garantir que sua posição seja compreensível. Olhos frescos também são melhores em pegar erros de digitação também.
