A participação dos funcionários nas reuniões é muitas vezes importante para enviar mensagens consistentes para a força de trabalho de uma empresa e para extrair ideias novas e criativas dos funcionários. Incentivar os funcionários a participar e contribuir para as reuniões, no entanto, em particular quando são opcionais, nem sempre é uma tarefa fácil. Tomar algumas medidas para informar e apoiar os funcionários, juntamente com algumas atividades de entretenimento, pode ajudar na persuasão. Com um histórico de reuniões bem sucedidas, você pode descobrir que os funcionários começarão a se voluntariar para vir.
Agende a reunião no momento em que a maioria dos funcionários estará disponível para participar e em um local conveniente. Os conflitos de agendamento geralmente representam uma barreira para a participação em reuniões. Remover essa barreira e facilitar o acesso ao local da reunião elimina duas razões pelas quais os funcionários podem citar para não ir à reunião. Se o assunto da reunião não for urgente, programe-o para um período de tempo lento, quando os funcionários não estiverem ocupados com clientes ou projetos. Dessa forma, você terá mais chances de não apenas obter a presença dos funcionários, mas também a atenção deles.
Enfatize o valor da reunião para os funcionários e informe-os antecipadamente sobre o assunto. Distribua uma agenda detalhada para todos e destaque os pontos que pedem a entrada dos funcionários. Os funcionários estarão mais propensos a participar de uma reunião se souberem que a contribuição virá em parte de si mesmos e de seus colegas. Inclua como complemento da agenda todas as informações necessárias para que os funcionários façam contribuições efetivas.
Construa um histórico de reuniões eficazes que os funcionários gostem de participar e durante as quais suas contribuições foram ouvidas. Essa história facilitará a convencer os funcionários a participar de uma reunião no futuro. Ouça os funcionários durante as discussões e inclua seus comentários nas atas depois da reunião. Se mudanças foram feitas como resultado de algo que um funcionário sugeriu, divulgue isso. Mesmo se os comentários de todos os funcionários não forem usados posteriormente, reconheça a natureza geral de todas as contribuições nos minutos disponíveis publicamente para que os funcionários possam ver que foram ouvidos.
Inclua atividades práticas durante as reuniões, para que a mudança de ritmo funcione como um incentivo para participar. Se uma sessão de treinamento for oferecida em uma nova versão do software da empresa, faça perguntas triviais sobre conhecimento geral e cultura pop durante a sessão e ofereça prêmios como pedaços de doces para respostas corretas. Se você preferir ficar no assunto, peça aos participantes da reunião que se dividam em grupos e trabalhem em exercícios que envolvam o que estão aprendendo. Dê prêmios para o grupo terminado primeiro.Seja criativo com jogos e atividades para manter as pessoas interessadas.
Ofereça incentivos para participar de reuniões, como lanches e até mesmo prêmios de porta. Às vezes, a linha "refrescos fornecidos" em uma agenda distribuída é suficiente para levar os funcionários a participar de uma reunião. Para aqueles que precisam de um pouco mais de um empurrão extra, a chance de levar para casa alguns ganhos da empresa pode fazer o truque.
