Seu sistema de cobrança pode ser tão rudimentar quanto uma caneta e um livro ou tão sofisticado quanto um programa de computador e software projetado para gerenciar tudo, desde o cálculo de cobranças até o envio de extratos. Sofisticação à parte, os conceitos básicos de faturamento não mudaram desde os tempos bíblicos. Ainda há um provedor de serviços, um usuário de serviço e a taxa que liga o relacionamento.
Faturamento começa com as pessoas
Sua equipe cria um perfil de cada cliente como a primeira etapa na criação de um sistema de faturamento individual para sua empresa. A equipe de dados coleta nomes, endereços de faturamento e termos sob os quais suas taxas são cobradas. Se um terceiro, como uma companhia de seguros, estiver envolvido, essa informação também é protegida. Os clientes podem pedir que você os fature diretamente ou faça cobranças em um cartão de crédito.
Entrada de dados e verificação
As informações fornecidas pelos clientes são inseridas em um programa de software ou registradas manualmente em um ledger. A verificação da pontuação de crédito e cobertura da seguradora pode ser realizada por telefone ou acesso ao site. Sua equipe pode ter que acessar informações confidenciais, como pontuação de crédito, para criar um perfil completo para seu sistema de faturamento, pois alguns clientes podem querer pagar suas dívidas em parcelas.
Codificando Contas
Quer sua empresa fature um serviço (uma consulta) ou uma miríade de serviços (consulta, taxas de laboratório, materiais e afins), a criação de um sistema de codificação para categorizar cada serviço e produto é essencial para rastrear dinheiro. Por exemplo, um paciente odontológico pode ser cobrado por uma limpeza, mas a taxa cobrada se o dentista faz o procedimento em vez do higienista não é a mesma, então dois códigos são usados para fins de faturamento. Um código pode significar uma coroa de ouro enquanto outro representa a tampa de porcelana menos cara. Os códigos funcionam em dobro, permitindo que você acompanhe custos e categorias para que você sempre saiba como o tempo e os recursos são gastos.
Contas são emitidas
Você tem algumas maneiras de configurar seu sistema de faturamento. Alguns proprietários de empresas cobram todos os clientes no mesmo dia todos os meses. Se você não usa um computador para lidar com esse trabalho, seguir o processo faz sentido. Como alternativa, seu sistema de faturamento eletrônico pode permitir que você classifique os clientes por "data de serviço". Um serviço de 10 de julho, por exemplo, gerará automaticamente uma declaração em 10 de agosto usando ciclos de faturamento padrão de 30 dias. Seu fluxo de caixa pode ser melhor servido enviando declarações dentro de alguns dias de um serviço realizado. Você pode usar o correio tradicional e o faturamento eletrônico para faturar os clientes.
Faturas são rastreadas
A sinalização de contas, uma vez que as datas de vencimento vieram e se foram, é uma parte importante do sistema de faturamento de todas as empresas. Lembretes de pagamento coordenados com a vinculação de taxas “vencidas” são outro benefício para manter um sistema de faturamento baseado em computador. Como alternativa, os membros da sua equipe de contabilidade podem usar um sistema de "hot file" com uma lista contínua de datas de vencimento que avisam as ligações telefônicas lembrando os clientes de pagar as faturas uma vez que a data de vencimento tenha passado.
Serviços de cobrança, auditorias e intermediários
Você pode preferir lidar com seus próprios serviços de cobrança, em vez de usar uma agência externa para supervisionar os problemas de inadimplência. Práticas periódicas de auto-auditoria detectam muitos tipos de irregularidades no sistema de faturamento. Você também pode se afiliar a uma central de compensação criada para cuidar de todos os aspectos do seu sistema de faturamento, desde as verificações de crédito do cliente até as contas de emissão. Esses serviços não são baratos, mas, se você preferir agregar faturamento, o trade-off pode valer a despesa.
