Um relatório de despesas é um relatório enviado a um cliente ou empregador que detalha as despesas que um empregado ou contratado pagou ao concluir uma tarefa para o cliente ou empregador. Os relatórios de despesas também são mantidos pelos proprietários de empresas para fins fiscais.
Função
Um relatório de despesas documenta os custos da realização de uma determinada atividade, que são repassados à pessoa, organização ou corporação em cujo nome a atividade foi realizada. Normalmente, um relatório de despesas apenas detalha as despesas que o preparador gostaria de ser reembolsado por incorrer. Recibos e registros são normalmente fornecidos em apoio a um relatório de despesas para verificar se as despesas foram realmente incorridas.
Uso
Um relatório de despesas é frequentemente utilizado para reembolsar contratados e funcionários, garantindo que eles tenham cumprido uma política interna de despesas, bem como com as regras da Receita Federal sobre a dedutibilidade das despesas comerciais. Os relatórios de despesas também são retidos para fornecer prova ao IRS de que certas despesas foram incorridas no curso dos negócios.
As despesas mais comuns pelas quais os funcionários são reembolsados são as despesas de viagem, refeições e entretenimento.
Despesas de viagem
Passagem aérea, quilometragem em um veículo pessoal, pedágios, taxas de aluguel de carros, quartos de hotel, refeições na estrada, gorjetas pagas aos funcionários do hotel e taxas de estacionamento no aeroporto são exemplos das despesas que muitos clientes ou empregadores reembolsarão se um relatório de despesas documentar as despesas são fornecidas.
Refeições e despesas de entretenimento
Levar um cliente em potencial para almoçar ou celebrar uma promoção em um bar com um colega são exemplos de despesas de refeição e entretenimento que um cliente ou empregador pode reembolsar quando recebe um relatório de despesas. Antes do reembolso, o empregador ou cliente pode exigir recibos que documentam dicas e outras taxas de serviço.
Contas de despesas com cartão de crédito
Muitas organizações e corporações exigem que os funcionários paguem despesas comerciais usando um cartão de crédito emitido em nome do empregado. O empregado é muitas vezes pessoalmente responsável por pagar a conta.
A organização ou corporação receberá uma cópia da fatura e reembolsará as despesas refletidas nesta fatura de cartão de crédito somente quando documentos de apoio, como recibos, registros e justificativa comercial, forem fornecidos na forma de um relatório de despesas.
Aviso
É importante entender a política de despesas ou expectativas do cliente / empregador antes de incorrer em despesas para as quais o reembolso é esperado. Muito poucas coisas podem azedar um cliente-contratado ou relação de emprego mais rapidamente do que um desacordo sobre o dinheiro.
Muitas vezes, é uma boa ideia manter uma cópia dos recibos enviados com um relatório de despesas, no caso de ser necessário envio duplicado.
