O objetivo de um folheto da conferência é atrair os delegados para um evento e informá-los sobre o horário da conferência. A brochura, portanto, deve conter informações sobre o local, palestrantes, organização de viagens e outros fatos importantes. A cópia deve ser clara, informativa e persuasiva, encorajando os leitores a reservar seus lugares para que possam se beneficiar pessoal ou profissionalmente. Uma apresentação de um orador proeminente ou executivo sênior fornece uma visão geral útil do evento, bem como uma recepção bem-vinda para os possíveis delegados.
Público-alvo
Os organizadores da conferência direcionam seus eventos para grupos específicos, portanto, descubra mais sobre o público-alvo para garantir que o folheto ofereça benefícios relevantes. O público pode ser tão diverso quanto professores, executivos seniores da indústria automotiva ou membros do público interessado em música country. Para encontrar informações sobre o público, pergunte aos organizadores por perfis de público de eventos anteriores. Os organizadores pesquisam seus públicos, solicitam informações demográficas ou comerciais e publicam perfis para demonstrar a qualidade de seus eventos para os representantes, apresentadores e patrocinadores.
Benefícios para os delegados
A brochura deve fornecer aos delegados fortes benefícios para participar. Delegados de negócios devem ser capazes de justificar o tempo de folga do trabalho, e os participantes privados querem saber que estarão recebendo valor por gastar seu próprio dinheiro. Identifique os benefícios para o público-alvo. A conferência pode oferecer uma oportunidade única para ouvir palestrantes mundialmente famosos, ver demonstrações dos produtos mais recentes ou aprimorar habilidades participando de sessões de treinamento de alta qualidade. Os benefícios podem ser menos tangíveis, como a oportunidade de interagir com outras pessoas em uma indústria, talvez com o objetivo de conseguir um emprego ou fazer uma venda.
Informação Logística
Informações abrangentes sobre a logística da conferência são essenciais. De acordo com o American Conference Institute, as perguntas frequentes dos delegados da conferência abrangem tópicos como registro e pagamento, organização de viagens e catering, acomodação e cancelamentos. Para facilitar a inscrição dos leitores no evento, inclua detalhes completos do registro. Estipule os custos de participação, incluindo descontos para inscrição antecipada. Forneça detalhes de contato para os leitores que podem precisar de informações adicionais e que os delegados saibam quando receberão pacotes de boas-vindas.
Programa da Conferência
Defina o programa da conferência com horários e detalhes de cada sessão para ajudar os delegados a planejar seu tempo na conferência. Deixe os delegados saberem mais sobre o formato da conferência, que pode incluir apresentações, mesas redondas, workshops e exposições. As biografias dos apresentadores ajudam os delegados a escolher as sessões que desejam participar e indicam o status ou a qualidade do evento.
Manter comunicação
A brochura da conferência é apenas um elemento de um programa de marketing pré-conferência. De acordo com a Inc., publicar informações e notícias sobre eventos nas redes sociais ajuda a manter o interesse à medida que o evento se aproxima. Anúncios sobre palestrantes extras ou eventos especiais, por exemplo, podem criar um burburinho ao redor do evento e reduzir o risco de delegados desistirem.
