Há sempre muita coisa acontecendo em uma visita a um site industrial, especialmente se o resultado financeiro de uma empresa depender do relatório que você fornecerá aos líderes corporativos após a visita. A parte fácil do seu trabalho será levar os funcionários da fábrica para uma visita aos escritórios e áreas de trabalho que você precisa avaliar. A parte mais difícil é garantir o passeio e as apresentações feitas fornecem uma descrição precisa dos pontos de interesse que você deve investigar e avaliar. Depois de concluir a avaliação, elabore um relatório de visita industrial para resumir suas descobertas.
Conheça a lei
É importante observar que um relatório de visita industrial não é necessariamente um requisito legal, mas consiste em informações compiladas por alguns empregadores voluntariamente para avaliar os programas de segurança e gerenciamento de riscos da empresa. Não é uma exigência da Lei de Segurança e Saúde Ocupacional federal de 1970, conhecida como OSHA. No entanto, cada estado tem seus próprios requisitos na OSHA, portanto, certifique-se de conhecer as regras que se aplicam à sua organização. Um relatório de visita industrial pode ser útil na apresentação de informações de segurança e gerenciamento de riscos para seguradoras em potencial e também ajuda uma organização a determinar maneiras de melhorar as medidas de segurança dos funcionários.
Seja Completo e Tome Notas
Para escrever um relatório de visita industrial de alta qualidade, é importante usar vários métodos de coleta de informações: Leve um bloco e uma caneta ou um dispositivo digital para fazer anotações sobre os tópicos que você poderá coletar. Acompanhe as observações e colete folhetos recebidos do seu anfitrião. Reflita sobre a sua visita e faça anotações no final do dia de trabalho. Isso será particularmente importante para visitas a instalações industriais que duram vários dias.
Pergunte
Não hesite em fazer perguntas e busque respostas detalhadas, persistindo quando necessário para mais informações. Solicite documentos comprovativos e acompanhe os detalhes. Observe a data ou as datas de sua visita, a localização da filial e do local, o número de funcionários e a metragem quadrada do prédio. Anexar um mapa das áreas visitadas também é útil. Observe os vários departamentos, o número de funcionários em cada departamento e os nomes das pessoas com quem você fala.
Saiba o que incluir
Inicie o relatório da visita industrial, declarando os objetivos da sua visita e acompanhe cada um com as observações feitas sobre se o objetivo foi atingido. Detalhes específicos relacionados aos objetivos também são úteis. Inclua o máximo de detalhes possível sobre inspeções, práticas de trabalho e segurança e a variedade de outros elementos exclusivos do site industrial que você está visitando. Equipamentos de segurança no local e outros recursos que garantam a segurança dos funcionários (e clientes, se aplicável) devem ser observados.
Resumir Documentação de Medidas de Segurança
Seu relatório deve incluir informações relacionadas às políticas, departamentos e procedimentos responsáveis por garantir a segurança. Revise e inclua resumos dos registros de segurança, que geralmente incluem registros de manutenção de veículos, verificação de testes de drogas e registros de segurança da OSHA. Informações de compensação do trabalhador também podem ser incluídas. É útil preparar um glossário ou índice que rastreie os anexos obtidos durante sua visita que você precisa compartilhar. Elabore também um resumo executivo de uma página que sintetize as informações mais importantes em seu relatório. Coloque-o na frente do material de apresentação para que aqueles que exigem uma visão geral da sua visita possam obter rapidamente o que precisam a partir desta página.
Fazer recomendações
Seu relatório também deve cobrir conclusões e recomendações baseadas em suas observações durante a visita. Seja franco, objetivo e sucinto ao criá-los. Use discrição ao incluir informações confidenciais que apareceram em seu caminho como resultado de estar no site. Suas recomendações para medidas de segurança aprimoradas talvez sejam uma das partes mais importantes do relatório. Se uma empresa não está fornecendo treinamento de segurança regular e atualizando as práticas recomendadas, observe como isso pode ser incorporado à cultura da empresa. As recomendações podem ser proativas e reativas, especialmente ao ilustrar como a empresa e seus funcionários devem reagir em uma emergência no local de trabalho. Também deve haver esforços de preparação para desastres no local.
Seja seu próprio editor
Depois de ter compilado suas anotações e escrito o relatório, verifique se ele atende aos requisitos estabelecidos pela política da empresa em termos de tamanho e conteúdo obrigatório. Se isso não foi definido para você, aponte para um relatório de cinco páginas com anexos de suporte. Certifique-se de que as páginas do relatório estejam numeradas. Adicionar títulos, marcadores e subtítulos ajuda a organizar o conteúdo e melhorar a legibilidade. Verifique novamente os fatos em relação às suas anotações no site. Naturalmente, sempre execute o verificador ortográfico e, em seguida, forneça ao relatório uma segunda leitura para detectar os erros. E o mais importante, enviar o relatório do site industrial imediatamente.
