Uma das maneiras mais confiáveis de determinar o desempenho de um negócio é usar um relatório de visita. Suas operações externas estão indo tão bem quanto deveriam? Sua pré-escola ou instituição de atendimento está pronta para o código e está pronta para o licenciamento? Ao escrever um relatório de visita abrangente, você pode determinar se uma ampla variedade de objetivos de negócios está sendo cumprida. Os relatórios de visita, às vezes chamados de relatórios de viagem, são uma ótima maneira de descobrir se os padrões de negócios estão sendo realizados no local da maneira planejada.
Formatar o relatório
Os relatórios de visita são documentos comerciais. Dependendo da organização ou do setor, o relatório pode seguir um formato de memorando ou um modelo de negócios. Geralmente, escolha um formato de memorando se o relatório de visita estiver indo para um grupo de membros de liderança internos. Escolha um modelo de relatório de negócios mais formal se o relatório de visita for fornecido a fontes externas. Use formatação de negócios padrão que inclua fontes de tipo profissional, como Times New Roman ou Arial. Mantenha as margens de 1 polegada.
Indique os Objetivos
Explique o motivo da visita. Os objetivos incluem a frequência da visita, juntamente com as principais métricas ou áreas de revisão. Por exemplo, a visita pode ser a primeira de uma série de quatro realizadas ao longo de um ano para revisar a implementação de novas políticas ou métricas de produção. Indique claramente o que você estava procurando na visita, incluindo visitas anteriores, recomendações ou planos de ação.
Exemplo:
Este relatório é para determinar se a Escola Plainview cumpriu todos os requisitos de licenciamento para creches após as aulas.
Discutir Feedback e Principais Insights
Observe a identidade dos principais indivíduos entrevistados durante a visita. As visitas podem incluir reuniões com o pessoal-chave da liderança no local, como gerentes ou diretores de operações. Também é prática comum reunir-se com pessoal de nível inferior que esteja mais familiarizado com os processos operacionais.
Exemplo:
Os indivíduos entrevistados incluíram Sarah Winters, diretora da escola, enfermeira da escola Emily Thorn, Rick Marden, professora primária e Carol Hathaway, nutricionista e nutricionista.
Discuta o feedback chave fornecido pela liderança e equipe. Não é essencial citar os entrevistados, mas sim buscar insights importantes e áreas comuns de preocupação. Inclua quaisquer pesquisas padronizadas que foram usadas ou uma série específica de perguntas feitas durante a visita.
Listar as principais percepções e observações
As observações são baseadas no que é pessoalmente visto e não transmitido com base em entrevistas. Por exemplo, os visitantes podem observar visualmente que a operação parece ter muitos trabalhadores que não estão sendo mantidos ocupados. Qualquer coisa, desde a limpeza até a organização geral, está sujeita a observações. Inclua essas informações no relatório da visita.
Exemplo:
Durante uma visita no meio do dia, as ofertas de almoço incluíam uma escolha de vegetais e frutas, mas não havia alternativa oferecida para aqueles com necessidades dietéticas especiais.
Resumir Conclusões
Determine se a organização está atingindo os objetivos com base no feedback e observações fornecidos. Use detalhes e informações quantificáveis, sempre que possível, para apoiar as conclusões. Por exemplo, se o objetivo de uma visita a uma nova fábrica for determinar se ela tinha 60% de funcionários no primeiro trimestre, forneça os números reais de recursos humanos com rotatividade, esforços de recrutamento existentes e departamentos onde existem deficiências.
Fornecer planos de ação futuros
Declare quando as visitas futuras estão agendadas, se houver, e se estas são pré-determinadas ou um resultado da recente visita. Por exemplo, esta pode ter sido a terceira visita anual em um cronograma trimestral. Fornecer recomendações para melhorias. Se determinados planos de ação forem definidos, informe-os em detalhes. Isso fornece uma métrica de sucesso para a próxima visita.
