O gerenciamento de contratos é a prática de garantir que os parâmetros de um contrato sejam seguidos de acordo com as diretrizes descritas no próprio contrato. Por isso, a gestão contínua do ciclo de vida do contrato precisa ser respeitada para garantir que o contrato seja cumprido no contexto adequado. O tipo de contrato que está sendo gerenciado, de contratos de trabalho a contratos de construção, tudo pode ser gerenciado adequadamente seguindo a mesma metodologia.
Leia o contrato em sua totalidade. Realce os principais pontos de dados, incluindo os prazos e as datas de vencimento. Marque as datas críticas em um calendário ou outro aplicativo de agendamento para garantir que os tempos de conclusão direcionados sejam compreendidos e monitorados. Realce as principais áreas do contrato que listam as obrigações do trabalho e as responsabilidades gerais do contrato do pessoal-chave nomeado no contrato. Por exemplo, um novo contrato de construção civil nomearia um encarregado como um ponto de contato e responsável para garantir que todo o trabalho de subcontratação seja concluído no prazo.
Agende reuniões de atualização e compromissos com antecedência de cada data de vencimento, delineada nos parâmetros do contrato. Certifique-se de ter cara a cara ou telefone reuniões com pessoas responsáveis para atualizá-lo sobre o andamento geral do contrato. Use as reuniões intermediárias como uma maneira de avaliar o progresso geral do contrato e abordar questões e preocupações à medida que elas surgem.
Mantenha notas muito detalhadas sobre quem foi falado, quando e onde para todas as partes envolvidas na execução do contrato. Faça o check-in com as referidas partes de forma regular e rotineira. Envie e-mails ou telefone uma vez por semana para garantir que as coisas estão funcionando de acordo com o cronograma descrito no contexto do contrato final.
Todos os gerentes e subcontratados envolvidos no contrato lhe enviam listas de atualização detalhadas semanalmente. Envie as atualizações por e-mail, fax ou correio tradicional para manter um registro em papel de todo o andamento do contrato. Mantenha toda a correspondência em um local seguro e de fácil acesso.
Manter uma lista precisa e continuamente atualizada de materiais utilizados, materiais necessários, cronogramas de envio e recebimento, cronogramas de trabalho de contrato, horas de trabalho incorridas para a conclusão do contrato e todos os outros dados que afetam o orçamento do contrato. Revise, avalie e avalie o orçamento do contrato a cada quatro ou seis semanas para procurar maneiras de reduzir custos e aumentar a produtividade.
Realize reuniões adicionais para discutir o contrato quando surgirem problemas ou se chamarem a atenção para problemas. Não espere que as preocupações se tornem grandes problemas, tente evitar problemas maiores encontrando soluções no início do processo.
Dicas
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Mantenha todas as informações do contrato em um arquivo localizado centralmente.
Aviso
Não ignore os parâmetros do contrato nem infrinja um contrato de qualquer maneira.
