Seu plano de comunicações é um documento dinâmico e funcional que ajuda você a permanecer na tarefa, acompanhar os marcos e planejar seus próximos passos. Você vinculará seu plano a uma meta geral, como uma meta de vendas de produtos ou uma meta de reputação corporativa, e incluirá públicos-alvo segmentados e mensagens-chave para transmitir a cada público-alvo. Ao longo de sua carreira, você pode precisar criar vários planos de comunicação, tanto para públicos externos, como clientes e mídia, quanto para públicos internos, como funcionários.
Como criar um plano de comunicações
Segmente seus públicos-alvo. Você precisa identificar a composição de cada público-alvo, as pessoas a quem você estará se comunicando. Eles são clientes atuais, que já podem estar investindo em um produto e procurando por uma versão mais recente? Eles são usuários de um produto concorrente, que pode estar procurando um motivo para mudar? Eles são pioneiros, como os techno-geeks que estão sempre à procura do próximo, novo e ótimo dispositivo? Outros exemplos de públicos-alvo segmentados incluem mídia, analistas financeiros e possíveis empregados.
Determinar as principais mensagens. Suas principais mensagens são os principais pontos que você precisa transmitir sobre um produto, serviço ou sua empresa. Você incorporará essas mensagens em cada peça de comunicação, conforme apropriado. Tente limitar suas mensagens principais a três por público, problema ou produto, pois isso aumentará as chances de retenção. Um exemplo de mensagem-chave é que “a empresa XYZ recicla 60% de seus produtos de escritório, eliminando 250 libras de aterro sanitário por dia”.
Escreva seus objetivos. Seus objetivos nomeiam o que você deseja realizar com suas comunicações. Exemplos de objetivos de comunicação podem ser: “Conscientize sobre os esforços voluntários de nossa empresa” ou “Aumente as chamadas de mídia para nosso CEO solicitando entrevistas”. Lembre-se de que cada objetivo deve estar vinculado a uma meta geral da empresa; um vácuo.
Escreva suas estratégias. Você precisa de pelo menos uma, e talvez várias, estratégias para cada objetivo. Por exemplo, se as relações com a mídia melhoradas forem incluídas como um dos seus objetivos de comunicação, uma estratégia pode ser: “criar um plano de mídia voltado para a mídia comercial.” Se você está tentando aumentar a participação dos funcionários nos esforços voluntários da comunidade, “Criar procedimentos internos para promover o aumento da participação de voluntários em toda a empresa”.
Escreva suas táticas. As táticas são as "ordens de serviço" do plano, as atividades detalhadas e específicas que você elimina da sua estratégia para atingir seus objetivos. Por exemplo, a criação de uma turnê de mídia na costa leste é uma tática, como está realizando uma conferência de imprensa. Desenvolver um grupo de trabalho interno para criar incentivos aos funcionários para o voluntariado também é uma tática. Ao criar táticas, você precisa ter em mente os custos e sua mão de obra para avaliar quão realistas são suas táticas.
Dicas
-
Em algum momento você pode ser solicitado a criar um orçamento para implementar seu plano; ou você pode ser apresentado com um antes de criá-lo. De qualquer forma, lembre-se de seus recursos ao criar o plano de comunicações.
Aviso
Não deixe de fora os jogadores críticos ao criar seu plano de comunicações. Solicite cooperação e feedback para ajudar a garantir que seu plano seja um sucesso e não seja ressentido por outros departamentos ou funcionários que se sentiram excluídos do processo.
