As atas de reunião são um registro organizado dos participantes em uma reunião e os tópicos discutidos. As atas servem como uma referência útil de discussões e decisões, bem como um documento de apoio para recomendações internas.
Itens incluídos
A abertura das atas das reuniões inclui uma lista de participantes. Também registra a data, a hora e a configuração da reunião. À medida que a reunião avança, os tópicos são apresentados para discussão e, às vezes, votados ou decididos. Os minutos de acompanhamento referem-se aos participantes envolvidos em cada tópico. As atas também anotam as ideias apresentadas para discussão e quem apresentou cada pensamento chave. Votos ou decisões, juntamente com as etapas da ação direcionada, também são incluídos em minutos.
Tipos de reuniões
Os participantes em reuniões informais de grupos de trabalho ou de comitê geralmente tomam suas próprias anotações. Um membro pode até mesmo distribuir uma revisão da reunião para outros participantes. No entanto, as atas de reuniões organizadas e estruturadas são normalmente usadas apenas para reuniões mais formais. Minutos são normalmente mantidos para reuniões de comitês organizacionais, reuniões de diretoria, agências governamentais ou reuniões de escritório e reuniões públicas. Um secretário ou funcionário administrativo geralmente faz anotações e prepara as atas.
Referência Use
Os membros dos grupos de trabalho ou comitês costumam usar as atas de reuniões como referência. As atas orientam cada pessoa envolvida em suas funções na execução das decisões tomadas. Em ambientes colaborativos, os minutos também ajudam os líderes a responsabilizar cada pessoa por seu papel. Se um membro da equipe não realizar uma ação acordada, ele poderá ser repreendido por um líder. As atas de reuniões do governo ou de organizações públicas também cumprem a obrigação dos órgãos públicos de transmitir informações às populações que servem e fornecer um registro dos negócios oficiais.
Documentação Use
Em alguns casos, as atas de reunião também são usadas como um documento de suporte. Os comitês organizacionais frequentemente discutem problemas, resoluções e ações, e então fazem uma recomendação formal para um conselho ou órgão maior. As atas são frequentemente anexadas à apresentação para demonstrar as conversas realizadas pelo comitê. Em uma faculdade, por exemplo, as escolas ou os departamentos de programas educacionais geralmente apresentam atas das reuniões do comitê consultivo em apoio às propostas curriculares.
