Minutos são um registro detalhado de uma reunião. Os minutos registram tópicos de conversação, ações necessárias e decisões tomadas. A ata assegura que haja um registro oficial da reunião, documentando também quem estava em uma reunião e quem estava ausente. Normalmente, uma pessoa é eleita para manter as atas, geralmente uma secretária ou tesoureiro. Se você tiver a oportunidade de manter alguns minutos para uma reunião, há algumas coisas que você deve ter em mente para garantir sua gravação profissional.
Itens que você precisará
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Caneta ou lápis
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Caderno
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Dispositivo de gravação
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Computador
Observe a hora, data e local em que a reunião ocorreu no topo da página em um caderno.
Use um dispositivo de gravação que você possa reproduzir mais tarde para ajudá-lo a escrever minutos completos.
Listar os nomes dos participantes. Anote também os nomes das pessoas que deveriam estar na reunião, mas estão ausentes. Você pode ser obrigado a anotar cuja ausência é justificada. Nesse caso, você pode anotar "desculpados" entre parênteses ao lado do nome da pessoa.
Siga junto com a agenda da reunião. Os assistentes principais geralmente recebem a pauta antes da reunião e o ajudarão a registrar cada tópico discutido em ordem.
Observe os principais pontos feitos para cada tópico da agenda. As atas devem anotar todas as decisões tomadas ou acompanhamento necessário para cada item da agenda.
Adicione a palavra "Ação" em qualquer item da agenda que tenha uma ação necessária de um membro do quadro ou de um participante. Quando você digita suas anotações, coloque a palavra "ação" em negrito e em itálico, e coloque uma linha própria; isso facilita a localização e ajuda a acompanhar quem deve fazer o quê.
Escreva ou digite qualquer "Outra Empresa" para rotular quaisquer tópicos discutidos além daqueles listados na agenda e indique quem foi responsável por trazer esses itens para a reunião.
Indique em sua ata a hora, a data e o local acordados da próxima reunião.
Assine seus minutos. A última linha de seus minutos digitados deve incluir seu nome e título, precedidos por uma frase como "Minutos gravados por".
Dicas
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Certifique-se de que seu dispositivo de gravação esteja conectado, totalmente carregado ou com baterias extras.
