A redação da carta de proposta é um método de preparação de uma proposta em formato de carta curta. Uma proposta de serviços é uma solicitação persuasiva de negócios de clientes em potencial. Pesquisas significativas devem ser conduzidas antes que qualquer proposta de serviços seja feita para um cliente em potencial. Se a carta é muito genérica ou se a carta não atende às necessidades não satisfeitas do cliente, a carta pode acabar rapidamente na lixeira. As chaves para uma carta de proposta bem-sucedida incluem uma redação clara e concisa e uma explicação sucinta dos termos, benefícios e orçamento.
Identifique o cliente alvo e conduza uma extensa pesquisa. Investigar despesas relacionadas a serviços passados, incluindo serviços atualmente utilizados, preços pagos anualmente e nível de satisfação com os serviços atuais. Tal investigação pode ser concluída através da contratação de uma empresa de pesquisa independente para fazer perguntas semelhantes durante uma breve chamada. Examine como sua empresa pode satisfazer essa necessidade de serviço. Verifique os benefícios de usar os serviços da sua empresa em detrimento de outros ou em geral.
Encapsule o escopo de sua proposta em uma ou duas frases. O resumo deve incluir o nome da sua organização, o que você faz, como você é único, as expectativas que os clientes podem ter sobre seus serviços, preços e resultados esperados.
Explique por que você está se aproximando do cliente. Identifique o que você sabe sobre o cliente, como: "Entendemos que você gastou US $ 9.000,00 no ano passado em serviços de gerenciamento de documentos. Essas informações foram obtidas de uma pesquisa recente realizada por meio da Independent Survey Company."
Descreva o problema para o cliente. Se ele está pagando demais, explique como e por quê. Se ele não estiver usando serviços, explique por que ele precisa. Forneça estatísticas ou resultados de estudos para fundamentar sua reivindicação. Identifique como o cliente se beneficiará usando seus serviços.
Resumir as capacidades do seu negócio para realizar os serviços propostos. Explicar qualquer metodologia que você use, técnicas, produtos, nível de habilidade dos funcionários e objetivo principal na prestação do serviço. Defina claramente como você é significativamente diferente dos concorrentes sem dizer: "somos melhores que nossos concorrentes".
Discuta os preços fornecendo o custo esperado para o cliente. Transmitir serviços adicionais que o cliente pode adicionar e o custo desses serviços adicionais.
Feche a carta agradecendo ao cliente. Liste um nome e um número para o cliente responder a sua carta ou perguntar mais. Assine a carta com o nome e assinatura da autoridade mais alta da empresa.
