Qualquer pessoa que ganhe mais de US $ 600 em um ano como prestador de serviços, e não como funcionário, deve preencher um formulário W-9. Voluntários e aqueles que ganham menos de US $ 600 estão isentos desse requisito. O W-9 fornece às empresas as informações de que precisam para relatar corretamente a renda de um contratado em um formulário 1099.
Contratantes Independentes e Ajudantes Domésticos
Um contratado independente pode trabalhar com você por anos, mas não ser um funcionário formal. Muitos ajudantes domésticos - pensam que paisagistas, empregadas domésticas, trabalhadores manuais - e empresas contratadas, como CPAs e advogados, se enquadram nessa categoria. O Internal Revenue Service (http://www.irs.gov/publications/p926/ar02.html) adverte que muitos ajudantes domésticos - especialmente babás ou babás - são realmente considerados funcionários e devem ser tributados como tal.
A principal diferença é que os contratados independentes controlam o desempenho de suas funções, enquanto os funcionários têm mais trabalho determinado pelo empregador. Por exemplo, você dirá ao seu web designer o que gostaria que o seu site dissesse, mas ela decidirá quando trabalhará em seu projeto e como ele o abordará. Uma babá, por outro lado, deve trabalhar em horários fixos e executar suas tarefas de maneira prescrita por um empregador. Conseqüentemente, seu web designer é considerado um contratado independente, mas a babá é considerada uma funcionária.
Freelancers
Freelancers executam projetos de curto prazo para os empregadores. Estas são as pessoas que fazem um evento especial - como fotógrafos, fornecedores ou músicos - ou que ajudam com um projeto especial - por exemplo, web designers ou programadores de computador. Eles não são pessoas que são necessárias regularmente ou para um projeto de longo prazo. Você só precisa coletar um W-9 para freelancers que recebem pelo menos US $ 600. Você provavelmente precisará pedir um de um fotógrafo de eventos (a menos que você tenha contratado um fotógrafo através de uma empresa existente), mas você não precisará de um para o estudante que você pagou US $ 100 para escrever o seu comunicado de imprensa.
Consultores
Um consultor especializado em responder a uma pergunta específica ou dar conselhos a alguém sobre uma situação. Isso pode ser um especialista em marketing ou um designer de interiores. O consultor pode se reunir com um cliente uma ou várias vezes para compartilhar conhecimentos específicos sobre sua área de especialização. Uma loja pode trazer um consultor para ajudar a aumentar a retenção de funcionários ou melhorar a lucratividade. Um indivíduo, por outro lado, pode empregar um consultor financeiro para ajudar a planejar uma estratégia de investimento ou um plano de aposentadoria. É uma boa ideia obter um W-9 de qualquer consultor que você contratar.
Corporações e LLCs
Se você precisa ou não arquivar um 1099 - e, portanto, coletar um W-9 - depende de como seus contratados arquivam seus impostos. De acordo com o IRS, os empreiteiros corporativos não precisam de um W-9 porque eles não exigem um 1099. Contratados de empresas de responsabilidade limitada, por outro lado, precisarão de um W-9 se eles arquivarem como uma única entidade ao invés de um corporação. Se você não tiver certeza, peça um W-9. Se seu contratado usar seu número do Seguro Social ou um número de identificação de empregador pessoal, você precisará usá-lo para registrar um 1099. Se a LLC tiver seu próprio EIN, você não precisará usá-lo.
