A papelada faz parte do negócio, e o processo de contratar um novo funcionário não é uma exceção. Há certos documentos que devem ser preenchidos por novos funcionários, como formulários de retenção de impostos e documentos de depósito direto. Todos os formulários necessários, juntamente com toda a documentação específica da empresa, devem ser preenchidos pelo funcionário e processados em tempo hábil, de preferência no primeiro dia do funcionário.
Papelada de Novo Funcionário
Os novos funcionários devem preencher um formulário de solicitação de emprego - se ainda não o fizeram - listando seu endereço completo, números de contato, informações de contato de emergência, referências e toda a experiência anterior de trabalho, juntamente com o consentimento para uma verificação de antecedentes e consentimento para drogas teste. A maioria dos funcionários preenche a inscrição e assinou os formulários de consentimento durante o processo de entrevista e contratação, mas, caso contrário, os recursos humanos precisarão que essas informações sejam preenchidas e processadas para o arquivo pessoal do funcionário.
Formulários do governo
O governo dos EUA exige que vários formulários sejam preenchidos para cada novo funcionário. O formulário I-9 verifica a identidade de cada indivíduo contratado e se ele é legalmente qualificado para trabalhar nos Estados Unidos. Este formulário deve ser preenchido e assinado o mais tardar no primeiro dia de trabalho e retido pelo empregador, juntamente com uma cópia do cartão de segurança social do empregado. O formulário W-4 detalha as provisões de retenção do empregado para fins de imposto de renda federal. Os funcionários devem preencher um novo formulário W-4 se o subsídio de retenção for alterado durante o ano.
Estado Novo Formulário de Contratação
Todos os empregadores são obrigados por lei federal a informar cada nova contratação - no prazo de 20 dias a contar da data contratada - para o Escritório de Execução de Apoio à Criança dos EUA. Essa agência estadual determina se um funcionário deve pagamentos de pensão alimentícia. Novas contratações podem ser relatadas usando uma cópia do Formulário W-4 ou um formulário da empresa listando as mesmas informações. Os formulários podem ser enviados eletronicamente ou por correio para o Diretório Estadual de Novas contratações no estado onde o funcionário trabalha.
Formulário de depósito direto
Um formulário de depósito direto deve ser preenchido e transformado no departamento de contabilidade. Um funcionário precisará listar seu nome, endereço e números de conta bancária e anexar um cheque vazio em branco para receber o depósito direto de seus contracheques.
Recebimento de manuais / manuais de funcionários
Os novos funcionários devem receber uma cópia do manual da empresa e do manual de segurança, se aplicável. Cada funcionário deve assinar e datar um artigo reconhecendo que recebeu e obedecerá às regras estabelecidas no manual. Esses formulários são importantes, já que um manual da empresa estabelece todas as regras da empresa, incluindo a política sobre drogas e álcool, política de assédio sexual, código de conduta de funcionários, cláusulas de não divulgação e não concorrência e outras informações pertinentes da empresa.
