Os sistemas de arquivamento oferecem vantagens e desvantagens às configurações do escritório. A maioria das empresas usa sistemas tradicionais de arquivamento, nos quais os documentos em papel são arquivados em arquivos. O tipo mais comum de sistema de arquivamento usado é um sistema alfabético.
Propósito
Os sistemas de arquivamento são usados para manter os documentos organizados e fáceis de encontrar para os funcionários. Um sistema de arquivamento é configurado e os funcionários seguem o sistema que está sendo usado.
Vantagens
Sistemas de arquivamento em ordem alfabética são um tipo de sistema que é fácil de ensinar e aprender. Os documentos são arquivados em ordem alfabética, normalmente pelo nome do fornecedor. Qualquer funcionário pode encontrar um documento necessário, desde que o nome do fornecedor seja conhecido.
Desvantagens
Uma desvantagem desse sistema é que os documentos são frequentemente arquivados incorretamente por causa das letras. Outra desvantagem é que, se algo for arquivado sob o nome de um fornecedor versus o sobrenome, é difícil localizar documentos. Mudanças de nome nas empresas podem não ser registradas adequadamente, o que também causa confusão com este sistema de arquivamento.
