Embora muitas pessoas considerem as reuniões como uma perda de tempo, elas são uma maneira eficiente de compartilhar informações, acompanhar o progresso de um grande projeto e melhorar a comunicação entre os membros de uma equipe. É importante que todos os envolvidos participem da reunião e cheguem a tempo para evitar atrasos desnecessários. Uma forma eficaz de fazer com que os envolvidos cheguem a tempo é enviar a todos um lembrete da próxima reunião, alguns dias antes de sua data marcada.
Envie um email para todos os participantes da reunião alguns dias antes da reunião.
Digite os endereços de e-mail de todos que devem participar do campo "Para" do modelo de e-mail e comece a compor sua mensagem.
Inclua detalhes importantes, como data, hora e local. Você também pode anexar uma agenda, se houver uma. Isso ajudará os participantes a se prepararem para a reunião.
Se a reunião envolver apenas algumas pessoas, talvez você prefira enviar uma mensagem de texto para todos. Isso alerta os participantes da reunião agendada e envia detalhes diretamente para seus telefones celulares. Dessa forma, eles podem verificar detalhes como hora e local da reunião com o toque de um botão, onde quer que estejam. (Certifique-se de ter o número de telefone celular correto de todos. As mensagens acidentalmente enviadas para uma linha terrestre não serão recebidas.)
