A comunicação tradicional do projeto ocorreu dentro de uma estrutura claramente definida, usando canais como correio interno, telefones, memorandos e reuniões formais. As comunicações modernas de projetos utilizam tecnologia como e-mail, intranet e mídia social para compartilhar informações dentro de uma estrutura de equipe mais flexível. As necessidades de comunicação mudaram de acordo com o surgimento de novas abordagens para o gerenciamento de projetos e a necessidade de informar um grupo mais amplo de partes interessadas.
Metodologia
Uma equipe de projeto tradicional processou o projeto em etapas separadas, completando cada etapa antes de iniciar a próxima. A equipe documentou cada estágio e obteve uma aprovação antes de progredir. De acordo com o Project Smart, a prática moderna é adotar uma metodologia de projeto ágil na qual os estágios do projeto podem se sobrepor à medida que os membros da equipe processam os ciclos individuais, modificando-os de acordo com qualquer feedback. Isso complica a comunicação, colocando ênfase nas atualizações de status e acesso fácil às informações mais recentes do projeto.
Equipe
Uma equipe de projeto moderna inclui um amplo grupo de membros permanentes e temporários. Além dos funcionários internos, uma equipe também pode incluir consultores, fornecedores, parceiros de negócios e empresas que fornecem serviços de TI. O gerente de projeto deve garantir que todos os membros da equipe tenham acesso seguro à comunicação do projeto durante o período de seu envolvimento. De acordo com o Project Place, um projeto é um sistema social temporário em que o sucesso depende da colaboração, comunicação e comprometimento por meio do compartilhamento transparente de informações.
Stakeholders
Projetos modernos têm um grupo muito mais amplo de interessados. Além de se comunicar com os membros da equipe e patrocinadores, os gerentes de projeto reconhecem a importância de manter todos os interessados, incluindo a comunidade, os reguladores, as agências governamentais e os investidores plenamente informados. Segundo a empresa de consultoria de gestão Cornwell, as comunicações ineficazes contribuem para a falta de sucesso em mais de 65% dos projetos fracassados.
Canais
A comunicação moderna do projeto aproveita as comunicações em rede para melhorar a colaboração. E-mail e mensagens instantâneas permitem que os membros da equipe compartilhem informações de maneira rápida e fácil, em vez de confiar em canais baseados em papel, como memorandos internos ou faxes. Os portais de projetos fornecem um único ponto de acesso seguro para todas as informações e documentação do projeto via Internet. A videoconferência possibilita que os membros da equipe estabeleçam reuniões de progresso, mesmo quando os membros da equipe estão em locais diferentes. Tecnologias como blogs e redes sociais aprimoram ainda mais as comunicações do projeto, criando um senso de comunidade e permitindo que as partes interessadas forneçam feedback que possa influenciar o projeto
