Os relatórios de status do projeto estão controlando documentos para qualquer pessoa que esteja tentando gerenciar um projeto, seja um trabalho com uma única pessoa ou um envolvendo centenas de pessoas em vários locais. O relatório de status do projeto serve como um resumo conciso do progresso de um projeto, sua data de conclusão esperada e quais ações foram tomadas desde que o último relatório de status do projeto foi compilado. Ele ajuda os gerentes a manter as tarefas no caminho certo e identificar problemas com antecedência suficiente para gerar soluções significativas.
Resumo do projeto
Um relatório de status do projeto geralmente começa com uma breve descrição dos elementos importantes do projeto. Este parágrafo ou bloco identifica o nome do projeto, a data do relatório, quem é responsável pelo projeto ou seu departamento administrativo e uma declaração do objetivo do projeto. Também pode incluir informações de contato, como números de telefone ou endereços de e-mail dos principais membros da equipe do projeto. É improvável que esta seção mude muito durante o curso do projeto e seja copiada de um relatório de status para outro com apenas a data sendo atualizada.
Entregas
Uma seção descrevendo as entregas do projeto é fundamental para um relatório de status do projeto. Esta seção deve listar as entregas e fornecer seu status atual em uma palavra ou duas. Por exemplo, uma planilha de projeto de lançamento de produto pode ter itens como publicidade impressa, festa de lançamento de fornecedores, exibição de estande de feiras e criações de planilhas de preços. Ao lado de cada entrega, o gerente de projeto deve escrever coisas como "completo" ou "pedido" ou "na impressora". Isso serve como um resumo do projeto com as tarefas mais detalhadas listadas na seção da linha do tempo.
Linhas do tempo
A linha do tempo da tarefa é o elemento de um relatório de status do projeto que geralmente é o mais minucioso. Esta seção deve detalhar o trabalho que foi concluído desde o último relatório de status do projeto, o trabalho que está previsto para o próximo período e as datas em que as tarefas devem ser concluídas. Muitos relatórios de status do projeto apresentam isso em uma grade com datas indicadas para conclusão esperada e conclusão real. Muitos gerentes de projeto optam por codificar com cores essa seção com cores diferentes, representando tarefas que estão no cronograma, antes do cronograma, atrasadas, concluídas ou suspensas.
Notas, Recomendações e Explicações
O relatório de status do projeto também precisa listar quaisquer bandeiras vermelhas, solicitações de mudança ou desafios que o projeto esteja enfrentando. Este é um local para listar onde recursos adicionais podem ser necessários ou onde as datas de entrega serão alteradas. Esta seção também pode relatar como eventos inesperados afetaram o projeto, como problemas de software, entrega atrasada de um fornecedor ou suprimentos defeituosos. Alguns gerentes de projeto separarão essa seção do relatório e a listarão em um documento separado que anexam ao relatório de status do projeto.
