Um relatório de contato documenta todos os tópicos discutidos durante reuniões, teleconferências e telefonemas. Um exemplo de um relatório de contato é usado durante a captação de recursos; resume os tópicos que um profissional de desenvolvimento de fundos discute com um potencial doador. O relatório ajuda você a esclarecer quaisquer mal-entendidos ou perguntas sobre quais partes compartilharam quais informações. Escrever um relatório de contato pode parecer difícil e inútil, mas, a longo prazo, pode economizar tempo e minimizar a frustração.
Pergunte todos os nomes de todos na reunião, teleconferência ou telefonema. Anote-os na parte superior do seu artigo, juntamente com a data e a hora em que a reunião começou e terminou.
Faça anotações sobre todos os aspectos importantes da reunião, chamada telefônica ou teleconferência.
Digite seu relatório de contato consultando suas anotações da reunião. Inclua o nome da empresa e a pessoa que representa a empresa, bem como o nome da outra empresa ou seu representante.
Registre a data e os meios de contato. Nos casos de negócios, documente os nomes de todos os funcionários ou pessoas envolvidas na reunião; o que aconteceu de importância na reunião; Quem disse o que; que informação foi discutida e o que foi realizado; o próximo item para falar ou se tudo estava resolvido; e no primeiro caso, a data da próxima reunião.
Examine o relatório de contato e certifique-se de que nada esteja faltando. Adicione os detalhes que faltam.
Envie o relatório de contato, por email, fax ou correio postal.
