As missivas de voz aguda emitidas no escritório da esquina são um decreto de uma pessoa, mas a realidade é que a maioria dos locais de trabalho opera com mais eficiência - e com maior moral - quando os chefes promovem a comunicação da equipe. Existem várias estratégias para impulsionar essa comunicação entre os colegas.
Visão, Valores e Buy-In
Missão, visão e declarações de valor ajudam a reunir uma equipe em torno das grandes ideias que impulsionam o que fazem e garantem que todos estejam na mesma página - um primeiro passo crucial para promover a comunicação, segundo Susanne Gaddis, Ph.D. e CEO do The Communications Doctor. Mas não é suficiente apenas falar a mesma linguagem corporativa. "Para criar uma equipe eficaz, todos em sua equipe devem entendê-los e comprá-los", diz Gaddis. E isso é tão básico quanto os colegas de trabalho que "concordam com um conjunto de comportamentos que ajudarão em vez de prejudicar a organização", diz ela.
Entenda e acomode as diferenças de estilo
Entre aqueles que ajudam comportamentos: compreendendo e acomodando diferenças de estilo. Tomemos, por exemplo, Arthur em contabilidade e Chloe em criativo. "Se um indivíduo criativo, sem prazo determinado, está trabalhando com um indivíduo altamente organizado e extremamente estruturado, ele precisa falar antecipadamente sobre o nível de comunicação necessário", diz Gaddis. Eles também precisam concordar sobre os canais que usarão para manter um ao outro informados - como ligações telefônicas diárias, semanais ou mensais, mensagens de texto ou reuniões presenciais, diz ela. E, às vezes, como treinador e / ou chefe, você terá que organizar - e talvez até orientar - a discussão inicial.
Faça um agradecido três passos
Fornecer - e incentivar colegas de trabalho para fornecer - feedback de três etapas, diz o Dr. Gaddis. Veja como isso funciona:
- Passo 1: Diga "obrigado!"
- Passo 2: Deixe os membros da equipe saberem o que eles fizeram que importava.
- Etapa 3: informe-os sobre o impacto do comportamento deles na organização.
Exemplo: "Obrigado, Rita, por compartilhar o ótimo artigo que você encontrou sobre a formação eficaz de equipes. As ideias já causaram um grande impacto em como estou me comunicando com a minha equipe", diz Gaddis.
Repensar as reuniões da equipe
Use reuniões de stand-up focadas para promover a comunicação da equipe - em vez das tradicionais, indutoras de sono, sit-down-athons. Alguns chamam de "scrums", e há até mesmo uma "Aliança Scrum" que oferece dicas, treinamento e certificação no caminho do scrum. A ideia: Stand up, reuniões circulares são realizadas uma vez por dia, não mais que 15 minutos e todos os participantes devem contribuir. Apenas três coisas são cobertas: o que elas realizaram desde o último scrum diário, o que planejam realizar entre agora e o próximo scrum diário e o que está impedindo o progresso, de acordo com Renee Mzyk, diretora de operações da Scrum Alliance. Mas é definitivamente não uma reunião de planejamento ou uma discussão técnica - os quais podem se esbarrar em detalhes e interromper a comunicação efetiva da equipe.
Fale a linguagem corporal correta
Nada diz "eu não me importo com o que você está falando", como enviar um texto ou dobrar os braços quando outros membros da equipe têm a palavra. Em vez disso, experimente estas técnicas, oferecidas por Carol Kinsey Goman, Ph.D., palestrante principal, coach executivo e especialista em mídia sobre o impacto da linguagem corporal no local de trabalho. Ela também é uma blogueira de liderança da Forbes e autora de "A linguagem silenciosa dos líderes: como a linguagem corporal pode ajudar - ou ferir - como você lidera":
- Encare as pessoas diretamente (de coração para coração). Mesmo um quarto de distância sinaliza sua falta de interesse e faz com que o alto-falante desligue, diz o Dr. Goman.
- Remova barreiras entre você e os outros participantes. Telefones, papel - qualquer coisa que bloqueie sua visão. Ou melhor ainda, saia de trás da sua mesa e sente-se ao lado deles.
- Mantenha contato visual positivo. Maior contato visual quase sempre leva a um maior gosto e inclusão. Mudar o olhar ou varrer a sala indica que você não está escutando.
- Use a palma da mão e os gestos do braço aberto ao falar. Esses sinais silenciosos de credibilidade e franqueza são percebidos mais positivamente do que braços cruzados e mãos escondidas ou próximas do corpo, diz o Dr. Goman.
- Sincronize sua linguagem corporal com a pessoa com quem você está lidando. Sutilmente combina com a posição da outra pessoa, posições dos braços e expressões faciais - isso sinaliza que você está conectado e envolvido.
Evite o "Groupthink"
O que Pearl Harbor, a invasão americana da Coreia do Norte e a invasão da Baía dos Porcos em Cuba têm em comum? Esses "fiascos" históricos, como o autor Irving L. Janis coloca, podem ter sido causados pela exclusão de vozes dissidentes das discussões de planejamento do governo em uma abordagem defeituosa que ele chamou de "Groupthink". Por outro lado, tais sucessos políticos, como a Crise dos Mísseis de Cuba e o Plano Marshall, demonstram o valor de outros pontos de vista, segundo Janis. A linha inferior: Dissensão divertida sobre novas idéias ou políticas pode muito bem fomentar a comunicação da equipe atraindo participantes relutantes - e ajudá-lo a tomar decisões melhores - então encorajá-lo.
Pule a carranca
Evite franzir o cenho ou franzir a testa enquanto as discussões ocorrem, uma vez que essas reações também não promovem a comunicação da equipe. Por um lado, quando você franze a testa, "os participantes provavelmente pensarão que você não gosta do que acabou de ouvir - e manterá suas opiniões para si", diz o Dr. Goman. "Na verdade, sempre que você mostrar qualquer demonstração não-verbal de raiva, irritabilidade ou aborrecimento, as pessoas provavelmente reprimirão suas ideias, limitarão seus comentários e procurarão maneiras de encurtar sua interação com você." Em vez disso, concentre-se em saber se há verdade na declaração. Você pode sempre abordar com tato o modo como foi apresentado mais tarde, um a um, se necessário.
