Durante o dia de trabalho, os funcionários seguem vários processos para atingir seus objetivos. Essas metas variam de acordo com a posição e incluem tarefas como registrar entradas de diário, responder a consultas de clientes ou solucionar problemas do computador. Cada departamento trabalha para objetivos diferentes e usa processos diferentes para atingir esses objetivos. Algumas empresas não têm tempo para detalhar cuidadosamente os processos de negócios que usam. No entanto, escrever os processos da empresa oferece inúmeros benefícios para uma empresa. Quando uma empresa documenta seus processos de negócios, ela cria etapas detalhadas com as quais pode orientar os funcionários atuais e treinar novos funcionários.
Escreva o objetivo do processo de negócios. Esta declaração lista o motivo e a importância de seguir o processo descrito. Ao desenvolver seu objetivo, pense no motivo pelo qual os funcionários precisam seguir o processo e perguntar à gerência qual deve ser o resultado de seguir o processo; seu objetivo deve transmitir esses entendimentos.
Identifique cada passo que ocorre ao longo do processo e escreva cada passo como uma única sentença.
Revise cada etapa para determinar se ela é adicionada à conclusão do processo ou usa recursos sem agregar valor. Elimine as etapas que não contribuem para o objetivo.
Identifique e liste as tarefas necessárias para concluir cada etapa. Inclua informações sobre quaisquer recursos necessários para concluir a etapa e como adquirir esses recursos. Escreva cada detalhe na ordem em que deve ser executado.
Desenhe um fluxograma. Alguns funcionários aprendem mais vendo um diagrama visual do processo do que lendo etapas. Inclua cada etapa e detalhe gravados no processo no fluxograma.
Revise o processo geral para identificar as etapas perdidas. Depois de criar um processo comercial preliminar, leia o documento desde o início. Pratique cada passo, tanto visualmente quanto fisicamente, para garantir que todas as etapas necessárias sejam incluídas. Depois de concluir que o processo de negócios está concluído, imprima uma cópia final do documento.
Dicas
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Suponha que o funcionário que está lendo o processo de negócios não tenha conhecimento prévio da empresa ou de seus recursos e inclua etapas que pareçam óbvias para o trabalhador experiente, pois essas etapas podem não ser óbvias para o trabalhador inexperiente.
Crie o documento do processo empresarial usando o software de processamento de texto. Isso permite que você faça alterações fáceis à medida que o processo de negócios evolui.
