Mais do que nunca, os gerentes de hoje devem ser comunicadores eficazes - não apenas com aqueles que vêem cara a cara, mas também com aqueles que trabalham em escritórios domésticos ou satélites. Se couber a você para apresentar duas pessoas que se “encontrarão” via e-mail, você estará fazendo o que veio a ser conhecido como a “introdução virtual”. Sem o benefício das expressões faciais e inflexões, é vital que você adote uma tom apropriado e escolha suas palavras cuidadosamente, assumindo que elas serão escrutinadas tanto pelo que você inclui quanto pelo que você escolhe omitir.
Conhece o teu público, mas permanece fiel ao teu propósito. Uma pessoa tem que ser apresentada primeiro, a outra, então escolha a ordem com cuidado. Por exemplo, se você estiver apresentando um redator e um editor que trabalharão juntos em um projeto, seria apropriado apresentar o líder primeiro. Se as duas pessoas mantiverem o mesmo status, mas uma tiver mais antiguidade, mencione essa pessoa primeiro.
Comece explicando por que você está fazendo a introdução. Escolha um tom que reflita sua missão, sabendo que também pode definir o teor do relacionamento que você está tentando forjar. Seu tom também deve refletir seu estilo gerencial e transmitir sutilmente suas expectativas. Por exemplo, talvez você queira dizer que está "muito feliz em forjar uma conexão entre dois membros talentosos da equipe que, de outra forma, talvez nunca tivessem uma chance de trabalhar juntos".
Dedique tempo igual a cada pessoa, destacando pontos-chave sobre seus antecedentes e respectivos talentos. Você pode escrever um parágrafo sobre cada pessoa, terminando com as informações de contato dessa pessoa. Mantenha seu olho treinado em tom; se você derramar sobre uma pessoa, não se esqueça de falar sobre a outra.
Indique suas expectativas. Se você quiser que eles falem por telefone, diga. E dê a eles um prazo para isso. Designe uma pessoa para tomar a iniciativa e informar a você que ela fez contato com sucesso.
Feche sua introdução virtual com uma nota positiva - presumivelmente da mesma maneira que você começou. Saliente suas esperanças para uma colaboração de produção. Se você transmitir energia positiva, ela deve ser contagiosa.
Dicas
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Como com todos os tipos de escrita, não apresse uma introdução virtual. Vale a pena colocá-lo de lado, voltar para outras tarefas e, em seguida, retornar a ele com um novo par de olhos. Tente lê-lo do ponto de vista de cada pessoa, examine suas escolhas de palavras e faça as revisões antes de enviá-las.
